FF&E ve OS&E Nedir? Otel Yatırımcıları İçin Basit ve Uygulamalı Rehber

Bir otel yatırımına başladığınızda yüzlerce, büyük projelerde ise binlerce farklı ürün satın alırsınız.

Yatak.

Komodin.

Koltuk.

Televizyon.

Minibar.

Aydınlatma.

Perde.

Masa.

Sandalye.

Tabak.

Bardak.

Çatal.

Havlu.

Nevresim.

Housekeeping arabası.

Kahve makinesi.

Kahve kapsülü.

Çöp kovası.

Mutfak ekipmanı.

Resepsiyon ekipmanı.

Ofis malzemesi.

Liste uzadıkça uzar.

Bütün bunları tek bir:

“Otel için alınacaklar”

listesinde yönetmeye çalışırsanız çok kısa sürede kontrolü kaybedebilirsiniz.

Otel yatırımlarında bu nedenle iki önemli kavram kullanılır:

FF&E — Furniture, Fixtures & Equipment
OS&E — Operating Supplies & Equipment

Bu iki kavram ilk kez otel yatırımı yapan biri için teknik görünebilir.

Aslında mantıkları oldukça basittir.

En basit ifadeyle:

FF&E otelin fiziksel olarak donatılmasını sağlar. OS&E ise o otelin günlük olarak çalışmasını sağlar.

Bu yazıda FF&E ve OS&E'nin ne olduğunu, aralarındaki farkı, hangi ürünlerin hangi gruba girebileceğini, neden ayrı bütçelenmeleri gerektiğini ve otel açılışında nasıl yönetilmeleri gerektiğini yatırımcı açısından mümkün olduğunca basit şekilde ele alacağız.

Önce FF&E Nedir?

FF&E:

Furniture, Fixtures & Equipment

kelimelerinin kısaltmasıdır.

Türkçede genel olarak:

Mobilya, Sabit Donanım ve Ekipman

şeklinde ifade edilebilir.

FF&E kapsamında genellikle otelin fiziksel donanımını oluşturan ve uzun süre kullanılacak ürünler bulunur.

Örneğin bir otel odasında:

• yatak,
• baza,
• komodin,
• çalışma masası,
• sandalye,
• koltuk,
• gardırop,
• televizyon,
• minibar,
• aydınlatma armatürleri,
• aynalar

FF&E kapsamında değerlendirilebilir.

Kısaca:

Misafir odaya girdiğinde gördüğü fiziksel donanımın önemli bir bölümü FF&E'dir.

Ancak FF&E yalnızca odalardan oluşmaz.

FF&E Sadece Mobilya Değildir

“Furniture” kelimesi nedeniyle FF&E bazen yalnızca mobilya bütçesi gibi düşünülür.

Bu eksik bir yaklaşımdır.

FF&E içerisinde:

Furniture

Mobilyalar.

Fixtures

Sabit veya yarı sabit donanımlar.

Equipment

Otelin fiziksel operasyonunu sağlayan çeşitli ekipmanlar

bulunabilir.

Dolayısıyla FF&E:

“Otel mobilyaları”

başlığından daha geniş bir kavramdır.

OS&E Nedir?

OS&E:

Operating Supplies & Equipment

kelimelerinin kısaltmasıdır.

Türkçede:

İşletme Malzemeleri ve Operasyonel Ekipmanlar

şeklinde ifade edilebilir.

OS&E, otelin günlük operasyonunu gerçekleştirebilmesi için gereken hareketli ekipmanları, işletme malzemelerini ve çeşitli sarf/operasyon ürünlerini kapsar.

Örneğin:

• havlu,
• nevresim,
• yastık kılıfı,
• çöp kovası,
• ütü,
• ütü masası,
• kettle,
• fincan,
• bardak,
• tabak,
• çatal,
• bıçak,
• housekeeping arabası,
• temizlik ekipmanları,
• mutfak küçük ekipmanları,
• servis ekipmanları,
• ofis ekipmanları

OS&E kapsamında değerlendirilebilir.

En kolay ayrım:

FF&E binayı otel haline getirir; OS&E otelin çalışmasını sağlar.

FF&E ile OS&E Arasındaki Fark Nedir?

Basit bir restoran örneği üzerinden düşünelim.

Restorandaki:

• masa,
• sandalye,
• dekoratif aydınlatma

FF&E kapsamında değerlendirilebilir.

Masaların üzerinde kullanılan:

• tabak,
• bardak,
• çatal,
• bıçak,
• servis ekipmanları

ise OS&E kapsamında düşünülebilir.

Yani:

Masa var ama tabak yoksa restoran fiziksel olarak vardır, fakat servis yapamaz.

Otel odasında da aynı mantık geçerlidir.

Yatak vardır.

Ama çarşaf yoktur.

Kahve makinesi vardır.

Ama kapsül yoktur.

Minibar vardır.

Ama bardak yoktur.

Banyo vardır.

Ama havlu yoktur.

Dolayısıyla:

FF&E otelin fiziksel altyapısını oluşturur; OS&E bu altyapının operasyonel olarak kullanılmasını sağlar.

FF&E ve OS&E Neden Ayrı Yönetilir?

Çünkü iki grubun:

• satın alma zamanı,
• bütçe yapısı,
• tedarik süresi,
• kullanım ömrü,
• stok ihtiyacı,
• yenileme sıklığı,
• satın alma miktarı

aynı değildir.

Örneğin 30 odalı otelde:

30 televizyon satın alabilirsiniz.

Ama 30 banyo havlusu satın alamazsınız.

Çünkü havlunun:

• odada kullanılanı,
• laundry'de olanı,
• depoda bekleyeni,
• yedeği

vardır.

Televizyon ise farklı bir satın alma mantığıyla yönetilir.

İşte FF&E–OS&E ayrımı bu farklılıkları yönetilebilir hale getirir.

Basit Bir FF&E ve OS&E Karşılaştırması

Ancak önemli bir not:

Her ürünün FF&E veya OS&E sınıflandırması bütün otellerde tamamen aynı olmak zorunda değildir.

İşletmenin muhasebe politikası, proje standardı ve ürünün kullanım şekline göre bazı kalemlerin sınıflandırması değişebilir.

Bu nedenle projenin başında sınıflandırma standardı yazılmalıdır.

Bir Otel Odasında FF&E Neler Olabilir?

Örnek bir oda üzerinden ilerleyelim.

Yatak ve Mobilya

• yatak,
• baza,
• yatak başlığı,
• komodin,
• çalışma masası,
• sandalye,
• koltuk,
• sehpa,
• gardırop,
• bavulluk.

Elektronik

• televizyon,
• minibar,
• bazı oda ekipmanları.

Aydınlatma

• yatak başı aydınlatması,
• masa lambası,
• dekoratif armatürler.

Diğer

• aynalar,
• dekoratif fiziksel ekipmanlar.

Bu liste otelin tasarımına göre genişleyebilir.

Aynı Odada OS&E Neler Olabilir?

Şimdi aynı odayı operasyon açısından düşünelim.

Tekstil

• çarşaf,
• nevresim,
• yastık kılıfı,
• yorgan,
• havlu,
• bornoz,
• paspas.

Oda Ekipmanları

• kettle,
• fincan,
• bardak,
• tepsi,
• çöp kovası,
• bazı küçük kullanım ekipmanları.

Misafir Tüketim Ürünleri

• kahve,
• çay,
• su,
• şeker,
• buklet ürünleri,
• terlik.

Burada bazı sarf ürünlerinin proje bütçesinde ayrıca “opening supplies” veya sarf kategorisinde de takip edilebileceğini unutmamak gerekir.

Ama yatırımcı açısından temel fikir aynıdır:

Odanın fiziksel olarak tamamlanması ile operasyonel olarak hazır olması aynı şey değildir.

Çok Basit Bir Test: Ürün Olmadan Ne Olur?

Bir ürünün hangi sistemde değerlendirilmesi gerektiğini anlamak için şu soruyu sorabilirsiniz:

Ürün otelin fiziksel donanımının uzun süreli parçası mı?

Büyük olasılıkla FF&E tarafındadır.

Ürün günlük operasyon sırasında kullanılıyor, hareket ediyor, yıkanıyor, kırılıyor, tüketiliyor veya düzenli yenileniyor mu?

Büyük olasılıkla OS&E veya operasyonel sarf tarafındadır.

Bu test muhasebe sınıflandırması değildir.

Ama yatırımcı açısından düşünmeyi kolaylaştırır.

Otel Yatırımında Neden Bu Ayrım Bu Kadar Önemlidir?

Çünkü FF&E ve OS&E düzgün ayrılmazsa bütçe yanlış okunabilir.

Örneğin yatırımcı:

“İnşaat tamamlandı, otel bitti.”

diye düşünebilir.

Ama aslında:

mobilyalar eksiktir,

tekstiller alınmamıştır,

mutfak ekipmanı eksiktir,

servis ekipmanı yoktur,

housekeeping ekipmanı alınmamıştır,

ofis ekipmanı eksiktir.

Bina tamamlanmıştır.

Ama otel açılamaz.

İnşaatın bitmesi ile otelin açılışa hazır olması aynı şey değildir.

Otelin Gerçek Açılış Bütçesi Daha Geniştir

Bir otel yatırımında yalnızca inşaat bütçesine bakmak ciddi hata olabilir.

Açılış bütçesi genel olarak şu büyük grupları birlikte değerlendirmelidir:

İnşaat + FF&E + OS&E + Açılış Sarfları + Pre-opening Giderleri + İşletme Sermayesi

Dolayısıyla:

“Binayı kaça yapacağız?”

sorusu yatırım bütçesinin yalnızca bir bölümüdür.

Asıl soru:

“Otelin kapısını misafire açabileceğimiz güne kadar toplam ne kadar sermayeye ihtiyacımız var?”

olmalıdır.

FF&E Bütçesi Nedir?

FF&E bütçesi otelin fiziksel olarak hedeflenen standartta donatılması için gereken bütçedir.

Örneğin:

• oda mobilyaları,
• yataklar,
• komodinler,
• koltuklar,
• masalar,
• sandalyeler,
• aydınlatmalar,
• aynalar,
• lobby mobilyaları,
• restoran mobilyaları,
• ofis mobilyaları,
• back of house ekipmanları

gibi çok sayıda kalem bu bütçede toplanabilir.

Buradaki tehlike şudur:

Tek tek ürünler küçük görünür.

Ama yüzlerce kalem birleştiğinde FF&E bütçesi çok hızlı büyüyebilir.

Bu nedenle FF&E listesi:

alışveriş listesi değil, yatırım kontrol dosyasıdır.

OS&E Bütçesi Nedir?

OS&E bütçesi otelin açılışta ve günlük operasyonda ihtiyaç duyacağı operasyonel malzemelerin bütçesidir.

Örneğin:

• oda ekipmanları,
• tekstil,
• housekeeping ekipmanları,
• F&B servis ekipmanları,
• mutfak küçük ekipmanları,
• ofis ekipmanları,
• çeşitli operasyonel malzemeler

bu grupta bulunabilir.

OS&E bütçesinin önemli farkı şudur:

Bu ürünlerin önemli bölümü otel açıldıktan sonra da:

• tüketilecek,
• kırılacak,
• yıkanacak,
• kaybolacak,
• yenilenecek,
• yeniden satın alınacaktır.

Dolayısıyla OS&E yalnızca:

“Açılışta ne kadar para harcayacağız?”

sorusu değildir.

Aynı zamanda:

“Otel açıldıktan sonra bu sistem bize yılda ne kadara mal olacak?”

sorusudur.

Örnek: Bir Otel Odasını Gerçekten Tamamlamak

Bir oda düşünelim.

FF&E tarafında:

• yatak,
• komodin,
• masa,
• sandalye,
• gardırop,
• TV,
• minibar,
• aydınlatma

tamamlandı.

Oda fotoğrafta bitmiş görünüyor.

Ama şimdi misafiri içeri alalım.

Yatakta:

çarşaf yok.

Banyoda:

havlu yok.

Kahve makinesinde:

kapsül yok.

Masada:

bardak yok.

Çöp kovası yok.

Buklet yok.

Terlik yok.

İşte FF&E–OS&E ayrımının yatırımcı açısından en kolay anlaşılabileceği nokta budur.

Oda dekorasyon olarak bitmiş olabilir; operasyon olarak bitmemiş olabilir.

“Ana Ekipman + Tamamlayıcı Ekipman + Sarf + Yedek” Mantığı

Otel açılışında çok faydalı bir kontrol yöntemi vardır.

Her ana ekipmanın arkasından şu dört soruyu sorun:

Ana ekipman var mı?

Örneğin kahve makinesi.

Tamamlayıcı ekipman var mı?

Fincan, tepsi, kaşık.

Sarf var mı?

Kahve kapsülü, şeker.

Yedek var mı?

Makine bozulursa veya fincan kırılırsa operasyon devam edebilecek mi?

Bu mantık pek çok ekipmana uygulanabilir.

Ana ekipman + Tamamlayıcı ekipman + Sarf + Yedek = Operasyonel Hazırlık

FF&E'yi Departman Bazında Planlayın

Tek bir dev FF&E listesi oluşturmak yerine departmanlara ayırmak daha kullanışlıdır.

Örneğin:

Rooms

Oda mobilyaları ve ekipmanları.

Public Areas

Lobby, koridor, lounge ve ortak alanlar.

F&B

Restoran, bar, kahvaltı alanı.

Kitchen

Mutfak ana ekipmanları.

Front Office

Resepsiyon ve ilgili ekipmanlar.

Back of House

Personel ve operasyon alanları.

Office

Yönetim ve ofis alanları.

Outdoor

Bahçe, teras, havuz çevresi ve dış mekân donanımları.

Bu yapı bütçe kontrolünü kolaylaştırır.

Oda Bazlı FF&E Listesi Nasıl Hazırlanır?

Her oda kategorisi için ayrı liste hazırlanabilir.

Örneğin:

Standart Oda FF&E

Ancak oda kategorileri farklıysa hesap ayrılmalıdır.

Standart oda başka,

Suite başka,

Twin başka olabilir.

Ortak Alan FF&E'sini Unutmayın

Yatırımcıların oda bütçesine yoğunlaşıp ortak alan maliyetlerini küçümsemesi mümkündür.

Oysa:

• lobby,
• resepsiyon,
• restoran,
• kahvaltı alanı,
• bar,
• lounge,
• havuz çevresi,
• bahçe,
• teras

ciddi FF&E bütçesi yaratabilir.

Özellikle tasarım odaklı butik otellerde ortak alan mobilyaları ve dekoratif donanımlar toplam bütçede önemli yer tutabilir.

Back of House Neden Kritik?

Misafir görmediği için yatırımcının bütçeyi kısmaya en yatkın olduğu alanlardan biridir.

Ama operasyon burada çalışır.

Örneğin:

• housekeeping arabaları,
• depo rafları,
• personel dolapları,
• çamaşır taşıma ekipmanları,
• ofis ekipmanları,
• servis ekipmanları

eksikse çalışanların işi zorlaşır.

Bu da sonunda misafir deneyimine yansır.

İyi planlanmış Back of House, misafirin görmediği yerde verimlilik; gördüğü yerde hizmet kalitesi yaratır.

OS&E Listesi Nasıl Hazırlanır?

OS&E listesi de departmanlara ayrılmalıdır.

Örneğin:

Rooms

• tekstil,
• oda içi küçük ekipmanlar,
• misafir kullanım ekipmanları.

Housekeeping

• housekeeping arabaları,
• temizlik ekipmanları,
• kovalar,
• bezler,
• çeşitli operasyon malzemeleri.

Restaurant

• tabak,
• bardak,
• çatal,
• bıçak,
• servis ekipmanları.

Kitchen

• tencere,
• tava,
• bıçaklar,
• hazırlık ekipmanları,
• küçük mutfak araçları.

Front Office

• çeşitli ofis ve misafir hizmet ekipmanları.

Administration

• ofis ekipmanları ve operasyonel malzemeler.

Bu sayede her departman:

“Açılış günü çalışabilmek için neye ihtiyacım var?”

sorusuna cevap verir.

OS&E'de Adet Hesabı FF&E'den Farklıdır

Bu ayrım çok önemlidir.

Örneğin 20 odalı otelde:

TV

1 TV × 20 oda = 20 TV

mantığı çalışabilir.

Ama:

Çarşaf

1 çarşaf × 20 oda = 20 çarşaf

yeterli değildir.

Çünkü tekstilde par stock vardır.

Bardak

Restoranda 40 sandalye var diye yalnızca 40 bardak alınmaz.

Bulaşık döngüsü, kırılma ve servis ihtiyacı vardır.

Dolayısıyla OS&E miktarları:

• par stock,
• kullanım döngüsü,
• operasyon hacmi,
• kırılma,
• fire,
• yedek,
• tedarik süresi

üzerinden hesaplanmalıdır.

FF&E'de de Yedek Gereklidir

Bu yalnızca OS&E konusu değildir.

Örneğin 20 odalı otelde tam 20 televizyon satın almak mantıklı görünebilir.

Ama küçük ekipmanlarda veya kritik ürünlerde:

• arıza,
• kırılma,
• servis süresi

düşünülmelidir.

Her ürün için fiziksel yedek tutmak gerekli değildir.

Ancak en azından:

• Yedek mi tutacağız?
• Servis sözleşmesi mi kullanacağız?
• Tedarikçi kaç günde değiştirecek?

sorularının cevabı bulunmalıdır.

FF&E ve OS&E'de En Büyük Hatalardan Biri: Tasarım Listesiyle Yetinmek

Mimar odayı tasarlar.

Mobilyalar çizilir.

Aydınlatmalar belirlenir.

Render hazırlanır.

Yatırımcı:

“Oda tamam.”

diye düşünebilir.

Ama tasarım çizimi operasyon listesinin tamamı değildir.

Mimar:

güzel bir kahve köşesi tasarlamış olabilir.

Ancak operasyon için ayrıca:

• kahve makinesi,
• kapsül,
• fincan,
• kaşık,
• şeker,
• su,
• tepsi,
• temizlik sistemi

gerekir.

Bu nedenle:

Design Package ile Opening Procurement List aynı şey değildir.

FF&E ve OS&E Bütçesi Ne Zaman Hazırlanmalı?

Otel neredeyse bitmişken değil.

Mümkün olduğunca erken.

Çünkü bazı FF&E ürünlerinin:

• üretimi,
• özel ölçüsü,
• kumaşı,
• ithalatı,
• nakliyesi,
• montajı

uzun sürebilir.

OS&E'nin de binlerce kalemi olabilir.

Açılışa birkaç hafta kala bütün listeyi satın almaya çalışmak:

• yanlış ürün,
• yüksek fiyat,
• stok problemi,
• eksik teslimat

riskini artırır.

Bu nedenle FF&E ve OS&E satın alma takvimi proje takvimiyle birlikte yürütülmelidir.

FF&E'de Lead Time Neden Kritik?

Örneğin özel üretim yatak başlığı sipariş ettiniz.

Üretim:

6 hafta.

Nakliye:

1 hafta.

Montaj:

1 hafta.

Toplam:

8 hafta.

Otel açılışına dört hafta kala sipariş verirseniz problem artık satın alma problemi değildir.

Açılış problemi haline gelir.

Bu nedenle her kritik FF&E kaleminde:

• karar tarihi,
• teklif tarihi,
• sipariş tarihi,
• üretim süresi,
• teslim tarihi,
• montaj tarihi

takip edilmelidir.

OS&E'yi de Son Haftaya Bırakmayın

OS&E ürünleri daha kolay bulunuyor gibi görünebilir.

Ama liste çok uzundur.

Örneğin restoran açılacaktır.

Masalar geldi.

Sandalyeler geldi.

Ama:

• doğru sayıda bardak yok,
• kahvaltı maşası eksik,
• servis tepsisi yok,
• GN kap eksik,
• çöp kovaları gelmemiş,
• housekeeping arabası eksik.

Tek tek bakıldığında küçük ürünlerdir.

Ama açılış günü operasyonu durdurabilirler.

Otel açılışında büyük ekipman kadar küçük eksik de kritik olabilir.

FF&E Bütçesini Sadece Satın Alma Fiyatıyla Yönetmeyin

Örneğin iki sandalye düşünelim.

Sandalye A

4.000 TL

Tahmini kullanım ömrü: 2 yıl

Sandalye B

6.000 TL

Tahmini kullanım ömrü: 5 yıl

Yalnızca satın alma fiyatına bakarsanız A ucuzdur.

Ama kullanım ömrü boyunca durum değişebilir.

Basitleştirilmiş yıllık maliyet:

A:

4.000 / 2 = 2.000 TL/yıl

B:

6.000 / 5 = 1.200 TL/yıl

Üstelik değiştirme, taşıma ve operasyon kesintisi hesaba dahil değildir.

Bu nedenle FF&E kararında:

Purchase Price değil, Total Cost of Ownership — TCO

mantığı önemlidir.

Faydalı Ömür Neden Önemlidir?

FF&E bir kez satın alınıp unutulmaz.

Zaman içerisinde:

• mobilya aşınır,
• kumaş eskir,
• yatak performans kaybeder,
• elektronik cihazlar bozulur,
• dekorasyon güncelliğini kaybeder.

Bu nedenle her önemli ürün için yaklaşık:

Useful Life — Faydalı Ömür

takibi yapılabilir.

Örneğin FF&E ana dosyasında:

İşletme kendi gerçek verileriyle bu tabloyu zaman içerisinde geliştirebilir.

OS&E'de Yenileme Döngüsü Daha Hızlıdır

OS&E ürünlerinde:

• kırılma,
• kayıp,
• leke,
• yıpranma,
• tüketim

daha sık olabilir.

Örneğin:

bardak kırılır,

havlu lekelenir,

çarşaf yıpranır,

çatal kaybolur,

temizlik ekipmanı eskir.

Bu nedenle OS&E bütçesinin açılıştan sonra işletme bütçesine bağlanması gerekir.

CAPEX ile FF&E Aynı Şey midir?

Tam olarak değil.

FF&E ve OS&E satın alma/proje sınıflandırmasıdır.

CAPEX ise yatırım harcamalarının finansal/muhasebesel sınıflandırılmasıyla ilgilidir.

Bir ürünün muhasebede nasıl kaydedileceği:

• şirket politikası,
• ürün niteliği,
• değer,
• kullanım ömrü,
• geçerli muhasebe ve vergi uygulamaları

gibi faktörlere bağlı olabilir.

Bu nedenle:

FF&E = CAPEX, OS&E = OPEX

şeklinde otomatik bir denklem kurmak doğru değildir.

Proje sınıflandırması ile muhasebe sınıflandırması ayrı kontrol edilmelidir.

FF&E ve OS&E İçin Cost per Key Hesabı

Yatırımcı açısından yararlı metriklerden biri:

Cost per Key — Anahtar Başına Maliyet

hesabıdır.

Örneğin:

FF&E toplam bütçesi:

12.000.000 TL

Oda sayısı:

40

FF&E Cost per Key:

12.000.000 / 40 = 300.000 TL

Aynı şekilde:

OS&E:

4.000.000 TL

40 oda:

4.000.000 / 40 = 100.000 TL / key

Bu metrik farklı projeleri ve bütçe revizyonlarını karşılaştırmayı kolaylaştırabilir.

Ancak tek başına kullanılmamalıdır.

Çünkü:

• otel segmenti,
• ortak alan büyüklüğü,
• restoran sayısı,
• havuz/spa,
• oda büyüklüğü,
• kalite seviyesi

Cost per Key'i ciddi biçimde değiştirir.

Düşük Cost per Key her zaman iyi yatırım anlamına gelmez.

Birim Oda FF&E Maliyeti de Takip Edilmeli

Oda bazında ayrı maliyet hesabı da yapılabilir.

Örneğin:

Bu sayede yatırımcı:

“Standart bir odanın fiziksel donanımı bana ne kadara mal oluyor?”

sorusunun cevabını bilir.

Suite veya farklı oda kategorileri ayrıca hesaplanabilir.

OS&E İçin Oda Başı Maliyet Hesabı

Aynı çalışma OS&E için de yapılabilir.

Örneğin:

Bu çalışma açılış bütçesinin gerçek maliyetini görünür hale getirir.

Budget – Committed – Actual Ayrımını Yapın

Profesyonel FF&E/OS&E bütçesinde yalnızca:

Budget

sütunu yeterli değildir.

En azından şu yapı yararlı olabilir:

Budget

Planlanan bütçe.

Committed

Siparişe bağlanmış tutar.

Actual

Gerçekleşmiş maliyet.

Forecast at Completion

Proje tamamlandığında beklenen toplam maliyet.

Örneğin:

Böylece bütçe aşımı açılıştan sonra değil, proje devam ederken görülür.

FF&E ve OS&E'de Teslimat Kontrolü

Ürün sipariş edildi.

Bu süreç tamamlandı mı?

Hayır.

Kontrol edilmelidir:

• Sipariş verildi mi?
• Üretildi mi?
• Sevk edildi mi?
• Teslim edildi mi?
• Adet doğru mu?
• Hasar var mı?
• Montaj yapıldı mı?
• Test edildi mi?
• Eksik var mı?
• Operasyona devredildi mi?

Özellikle büyük projelerde yalnızca:

“Sipariş edildi.”

durumu yeterli değildir.

Satın Alınmış Olmak ile Açılışa Hazır Olmak Aynı Şey Değildir

Örneğin 40 televizyon satın alındı.

Ama:

• 4 tanesi depoda,
• 2 tanesi hasarlı,
• 3 tanesi kurulmamış,
• 1 tanesinin kumandası yok.

Excel'de:

40/40 satın alındı

yazabilir.

Ama operasyonel gerçeklik:

30 oda hazır

olabilir.

Bu nedenle açılış kontrolünde:

Purchased değil, Ready for Operation

mantığı kullanılmalıdır.

FF&E ve OS&E Master List Nasıl Olmalı?

Basit bir ana dosyada şu sütunlar bulunabilir:

Bu dosya yatırımcının temel kontrol ekranlarından biri olabilir.

FF&E ve OS&E Sorumluluğu Tek Kişide Olmamalı

Bir mobilyanın güzel görünmesi tasarım ekibini ilgilendirir.

Dayanıklılığı operasyonu ilgilendirir.

Elektrik ihtiyacı teknik ekibi ilgilendirir.

Fiyatı satın alma ve finansı ilgilendirir.

Temizliği housekeeping'i ilgilendirir.

Dolayısıyla FF&E ve OS&E kararları ideal olarak şu disiplinlerin kesişiminde verilmelidir:

Tasarım + Operasyon + Teknik + Satın Alma + Finans + Yatırımcı

Bu yaklaşım yanlış ürün satın alma riskini azaltır.

FF&E ve OS&E'de “Ucuz Ürün” Tuzağı

Bir ürünün satın alma fiyatının düşük olması onun ekonomik olduğu anlamına gelmez.

Örneğin ucuz sandalye:

• hızlı kırılabilir,
• kumaşı çabuk lekelenebilir,
• yedek parçası bulunmayabilir,
• iki yılda değişmek zorunda kalabilir.

Daha pahalı ürün:

• daha dayanıklı,
• temizlenebilir,
• tamir edilebilir,
• uzun ömürlü

olabilir.

Bu nedenle yatırımcı:

“Hangisi daha ucuz?”

yerine:

“Hangisinin toplam sahip olma maliyeti daha düşük?”

sorusunu sormalıdır.

Aynı Mantık OS&E İçin de Geçerlidir

Ucuz bardak satın aldınız.

Ama çok kolay kırılıyor.

Ucuz havlu aldınız.

Ama laundry sonrasında hızla kalitesini kaybediyor.

Ucuz housekeeping arabası aldınız.

Ama tekerlekleri sürekli bozuluyor.

Bu durumda düşük satın alma fiyatı yüksek işletme maliyetine dönüşebilir.

Satın alma fiyatı maliyetin başlangıcıdır; tamamı değildir.

Açılışta FF&E ve OS&E Nasıl Kontrol Edilmeli?

Açılış yaklaşırken master listeden bir Opening Readiness kontrolü yapılabilir.

Örneğin:

Buradaki en önemli rakam:

Operasyona hazır %

olmalıdır.

Çünkü oteli sipariş oranı değil, hazır ürünler açar.

Kritik Açık Kalem Listesi Oluşturun

Açılışa 30 gün kala 2.000 kalemlik listeyi her gün okumak yerine ayrı bir:

Critical Open Items

listesi oluşturulabilir.

Örneğin:

Bu liste yönetimin dikkatini gerçekten açılışı etkileyen ürünlere yönlendirir.

“Zero Critical Gap” Hedefi

Açılış günü bütün ürünlerin mükemmel olması mümkün olmayabilir.

Bazı dekoratif kalemler daha sonra tamamlanabilir.

Ama kritik operasyon kalemleri eksik olmamalıdır.

Bu nedenle hedef:

ZERO CRITICAL GAP

olmalıdır.

Yani otelin:

• oda satmasını,
• temizlik yapmasını,
• kahvaltı vermesini,
• check-in yapmasını,
• güvenli şekilde çalışmasını

engelleyecek kritik eksik bulunmamalıdır.

FF&E ve OS&E İçin 10 Karar Kapısı

Her önemli ürünü şu sorulardan geçirin.

Karar Kapısı 1 — İhtiyaç

Bu ürüne gerçekten ihtiyacımız var mı?

Karar Kapısı 2 — Sınıflandırma

FF&E mi, OS&E mi, sarf mı, başka bir kategori mi?

Karar Kapısı 3 — Standart

Teknik ve kalite standardı nedir?

Karar Kapısı 4 — Miktar

Kaç adet gerekli?

Karar Kapısı 5 — Operasyon

Personel bunu nasıl kullanacak?

Karar Kapısı 6 — Dayanıklılık

Otel kullanımına uygun mu?

Karar Kapısı 7 — Tedarik

Lead time ve yeniden tedarik imkânı nedir?

Karar Kapısı 8 — Toplam Maliyet

Yalnızca fiyatı değil TCO'su nedir?

Karar Kapısı 9 — Yenileme

Ne zaman değiştirilmesi gerekecek?

Karar Kapısı 10 — Açılış

Ne zaman sipariş edilirse açılışa hazır olur?

Bu on soru cevaplanmadan büyük satın alma kararları kesinleştirilmemelidir.

FF&E ve OS&E Açılış Checklist'i

Sistem

• ☐ FF&E tanımı proje için yapıldı.
• ☐ OS&E tanımı proje için yapıldı.
• ☐ Sarf kategorileri belirlendi.
• ☐ Muhasebe sınıflandırması ayrıca kontrol edildi.
• ☐ Departman sorumluları belirlendi.

Rooms

• ☐ Oda FF&E listesi tamamlandı.
• ☐ Oda OS&E listesi tamamlandı.
• ☐ Her oda kategorisi ayrı hesaplandı.
• ☐ Adetler kontrol edildi.
• ☐ Par stock gereken ürünler belirlendi.

Public Areas

• ☐ Lobby FF&E tamamlandı.
• ☐ Resepsiyon donanımı tamamlandı.
• ☐ Koridor/ortak alan donanımı tamamlandı.
• ☐ Dış alanlar kontrol edildi.

F&B

• ☐ Restoran FF&E tamamlandı.
• ☐ Mutfak ana ekipmanları tamamlandı.
• ☐ Servis OS&E tamamlandı.
• ☐ Bardak/tabak/çatal stokları hesaplandı.
• ☐ Kırılma/yedek payı değerlendirildi.

Housekeeping

• ☐ Housekeeping ekipmanları tamamlandı.
• ☐ Linen stokları tamamlandı.
• ☐ Temizlik ekipmanları tamamlandı.
• ☐ Kat depoları donatıldı.
• ☐ Laundry ihtiyaçları tamamlandı.

Back of House

• ☐ Depo rafları tamamlandı.
• ☐ Personel alanları donatıldı.
• ☐ Ofis ekipmanları tamamlandı.
• ☐ Teknik ekipmanlar kontrol edildi.

Satın Alma

• ☐ Teknik şartnameler hazır.
• ☐ Numuneler onaylandı.
• ☐ Tedarikçiler seçildi.
• ☐ Lead time'lar kayıtlı.
• ☐ Siparişler takip ediliyor.
• ☐ Teslimatlar sayılıyor.
• ☐ Hasar kontrolü yapılıyor.
• ☐ Eksik teslimatlar takip ediliyor.

Finans

• ☐ FF&E Budget takip ediliyor.
• ☐ OS&E Budget takip ediliyor.
• ☐ Committed takip ediliyor.
• ☐ Actual takip ediliyor.
• ☐ Forecast at Completion hesaplanıyor.
• ☐ Cost per Key izleniyor.
• ☐ Bütçe sapmaları raporlanıyor.

Opening Readiness

• ☐ Ürünler teslim edildi.
• ☐ Montaj tamamlandı.
• ☐ Test tamamlandı.
• ☐ Tamamlayıcı ekipman mevcut.
• ☐ Sarf mevcut.
• ☐ Kritik yedekler mevcut.
• ☐ Departmanlara teslim edildi.
• ☐ Critical Open Items listesi oluşturuldu.
• ☐ Zero Critical Gap kontrolü yapıldı.

FF&E ve OS&E'yi Tek Cümlede Nasıl Ayırabiliriz?

Bir yatırımcı olarak kavramları unutursanız şu örneği hatırlayın:

Otel odasındaki yatak:

FF&E

Yatağın üzerindeki çarşaf:

OS&E

Restorandaki masa:

FF&E

Masanın üzerindeki tabak:

OS&E

Odadaki kahve makinesi:

Proje standardına göre çoğunlukla ekipman kategorisinde değerlendirilir.

Makinenin kullandığı kahve kapsülü:

Sarf / operasyonel tüketim ürünü

Bu mantık otelin büyük bölümüne uygulanabilir.

Yatırımcı Açısından Asıl Mesele Sınıflandırmadan Daha Büyük

FF&E ile OS&E arasındaki farkı bilmek önemlidir.

Ama amaç yalnızca ürünlerin Excel'de doğru sütuna yazılması değildir.

Asıl amaç:

Otelin açılış için gerçekten ne kadar donanıma ihtiyacı olduğunu görmek,

yatırım bütçesini doğru hesaplamak,

satın alma takvimini yönetmek,

eksikleri açılıştan önce tespit etmek,

ürünlerin gelecekteki yenileme maliyetlerini öngörmek

ve nihayetinde:

otelin eksiksiz şekilde operasyona başlamasını sağlamaktır.

Bu nedenle FF&E ve OS&E birer satın alma teriminden çok daha fazlasıdır.

Otel yatırım kontrol sisteminin iki temel bileşenidir.

Sonuç

FF&E ve OS&E kavramlarını en basit haliyle şöyle özetleyebiliriz:

FF&E otelin fiziksel varlıklarını oluşturur.

OS&E ise bu varlıkları kullanarak otelin günlük operasyonunu gerçekleştirmesini sağlar.

Yatak vardır.

Ama çarşaf gerekir.

Restoran masası vardır.

Ama tabak gerekir.

Kahve makinesi vardır.

Ama fincan ve kahve gerekir.

Mutfak vardır.

Ama servis ekipmanları gerekir.

Housekeeping ofisi vardır.

Ama housekeeping ekipmanları gerekir.

İşte otel yatırımında sık yapılan hatalardan biri tam olarak burada ortaya çıkar:

Bina tamamlandığında otelin de tamamlandığını düşünmek.

Oysa başarılı bir otel açılışı:

İnşaat + FF&E + OS&E + Sarf + Operasyon + İşletme Sermayesi

birlikte hazır olduğunda gerçekleşir.

Bu nedenle yatırımcı FF&E ve OS&E listelerini projenin sonunda oluşturulan satın alma listeleri olarak görmemelidir.

Projenin başından itibaren:

tasarım, bütçe, satın alma, teslimat ve açılış takviminin parçası

haline getirmelidir.

Ve belki de en önemli prensip:

Bir ürünün satın alınmış olması, otelin o ürün açısından açılışa hazır olduğu anlamına gelmez.

Ürün doğru olmalıdır.

Adedi doğru olmalıdır.

Teslim edilmiş olmalıdır.

Montajı tamamlanmış olmalıdır.

Test edilmiş olmalıdır.

Tamamlayıcı ekipmanı bulunmalıdır.

Gerekli sarfı bulunmalıdır.

Ve operasyon onu kullanmaya hazır olmalıdır.

Kısacası:

Doğru FF&E + Doğru OS&E + Doğru Zamanlama + Doğru Bütçe = Açılışa Hazır Otel

Otel Yatırım Rehberi — Cilt IV: Satın Alma ve Donanım

FF&E ve OS&E sınıflandırmasından oda, ortak alan, F&B ve Back of House donanım listelerine; bütçe, Cost per Key, faydalı ömür ve yenileme planından satın alma, teslimat ve açılış hazırlığına kadar bütün sistemi Otel Yatırım Rehberi — Cilt IV: Satın Alma ve Donanım içerisinde daha ayrıntılı ele alıyorum.