Otel Açılışı İçin Satın Alma Listesi Nasıl Hazırlanır?

Bir otelin açılışına birkaç hafta kaldığını düşünün.

Yataklar gelmiş.

Mobilyalar yerinde.

Televizyonlar takılmış.

Mutfak ekipmanları kurulmuş.

Resepsiyon hazır görünüyor.

İlk bakışta otel açılmaya hazırdır.

Ama sonra küçük eksikler ortaya çıkmaya başlar:

Televizyon vardır ama kumandası eksiktir.

Kahve makinesi vardır ama kapsül stoğu yoktur.

Havlular gelmiştir ama yedek stok yetersizdir.

Housekeeping arabası vardır ama içindeki ekipmanlar tamamlanmamıştır.

Yazıcı vardır ama toner alınmamıştır.

Mutfak tamamlanmıştır ama servis sırasında ihtiyaç duyulacak küçük ekipmanların bir bölümü unutulmuştur.

Ve açılışa üç gün kala otelde herkes aynı soruyu sormaya başlar:

“Başka ne eksik?”

Otel açılışında satın alma listesinin amacı tam olarak bu sorunun açılıştan önce cevaplanmasını sağlamaktır.

Çünkü iyi hazırlanmış bir açılış satın alma listesi yalnızca:

“Ne satın alacağız?”

sorusuna cevap vermez.

Aynı zamanda:

• ne kadar alınacağını,
• bütçesini,
• hangi tedarikçiden alınacağını,
• ne zaman sipariş verileceğini,
• ne zaman teslim edileceğini,
• teslim edilip edilmediğini,
• kurulup kurulmadığını,
• test edilip edilmediğini,
• kimin kontrol edeceğini,
• açılış açısından kritik olup olmadığını

gösterir.

Bu nedenle profesyonel bir otel açılışında ihtiyaç duyulan şey basit bir alışveriş listesi değil:

Opening Procurement Master List — Açılış Satın Alma Master Listesi

olmalıdır.

1. Açılış Satın Alma Listesi Nedir?

Açılış satın alma listesi, otelin operasyon başlayana kadar ihtiyaç duyacağı:

• FF&E,
• OS&E,
• ilk stok,
• sarf malzemeleri,
• operasyon ekipmanları,
• teknik ekipmanlar,
• IT ekipmanları,
• ofis malzemeleri,
• güvenlik ekipmanları,
• misafir kullanım ürünleri

gibi satın alma ihtiyaçlarının tek bir sistemde toplandığı ana kontrol listesidir.

Ancak burada kritik kelime:

“liste” değil, “sistem”dir.

Çünkü normal bir satın alma listesi:

Ne satın alacağız?

sorusuna cevap verir.

Açılış master listesi ise:

Ne satın alacağız, ne kadar alacağız, ne zaman sipariş edeceğiz, ne zaman gelecek, nereye kurulacak, kim kontrol edecek ve açılıştan önce gerçekten hazır olacak mı?

sorularının tamamını cevaplamalıdır.

2. Neden Tek Bir Master Liste Olmalı?

Otel açılışında satın alma ihtiyacı tek bir departmandan gelmez.

Ayrı ayrı:

• oda,
• housekeeping,
• resepsiyon,
• kahvaltı,
• restoran,
• mutfak,
• teknik,
• IT,
• ofis,
• güvenlik,
• depo,
• personel alanları

için yüzlerce hatta büyük projelerde binlerce kalem oluşabilir.

Her departman kendi Excel dosyasını tutarsa açılışa yaklaşıldığında şu problem ortaya çıkar:

Otelin tamamının durumunu kimse tek ekranda göremez.

Bu nedenle departman listeleri olabilir.

Ama hepsi:

tek bir Opening Procurement Master List'e

bağlanmalıdır.

3. Master Listenin Temel Amacı Nedir?

Tek cümleyle:

Açılış günü ihtiyaç duyulacak hiçbir kritik satın alma kaleminin unutulmamasını sağlamak.

Ancak iyi bir master liste bunun yanında:

• bütçe kontrolü,
• sipariş takibi,
• teslimat takibi,
• eksiklerin tespiti,
• departmanlar arası koordinasyon,
• kurulum planlaması,
• açılış hazırlığı

için de kullanılmalıdır.

Yani liste yalnızca satın alma departmanının dosyası değildir.

Aynı zamanda:

yatırımcı + proje ekibi + operasyon ekibinin ortak açılış kontrol aracıdır.

4. İlk Adım: Oteli Departmanlara ve Alanlara Bölün

Listeyi:

“Otel için ne lazım?”

diye hazırlamaya çalışmak hata yaratır.

Bunun yerine oteli küçük parçalara ayırın.

Örneğin:

Guest Rooms

Odalar

Bathrooms

Banyolar

Housekeeping

Kat hizmetleri

Front Office

Resepsiyon

Lobby / Public Areas

Lobi ve ortak alanlar

Breakfast

Kahvaltı

Restaurant / Bar

Restoran ve bar

Kitchen

Mutfak

Technical

Teknik

IT

Bilgi teknolojileri

Security

Güvenlik

Office

Ofis

Back of House

Personel ve operasyon arka alanları

Storage

Depolar

Outdoor

Bahçe, havuz ve dış alanlar

Bu yöntem unutulan ürün sayısını ciddi şekilde azaltır.

Çünkü artık:

“Otel için ne eksik?”

yerine:

“Housekeeping deposunda ne eksik?”

diye sorabilirsiniz.

Bu çok daha kolay cevaplanan bir sorudur.

5. İkinci Adım: FF&E ve OS&E Listelerini Yeniden Kullanmak

Açılış satın alma listesini sıfırdan hazırlamak doğru değildir.

Daha önce proje kapsamında oluşturulmuş:

FF&E

ve:

OS&E

listeleri master listenin başlangıç noktası olmalıdır.

FF&E

Furniture, Fixtures & Equipment.

Örneğin:

• yatak,
• baza,
• komodin,
• masa,
• sandalye,
• koltuk,
• dolap,
• televizyon,
• minibar,
• kasa,
• resepsiyon mobilyası,
• restoran mobilyası.

OS&E

Operating Supplies & Equipment.

Örneğin:

• nevresim,
• havlu,
• bardak,
• fincan,
• tabak,
• çatal-bıçak,
• housekeeping ekipmanları,
• küçük mutfak ekipmanları,
• operasyon araçları.

Açılış master listesinde bu mevcut çalışmalar tekrar manuel yazılmamalıdır.

Mümkünse doğrudan aktarılmalıdır.

Böylece:

• çift kayıt,
• miktar uyuşmazlığı,
• ürün unutma

riski azalır.

6. FF&E ve OS&E Yeterli Değildir

Burada yatırımcıların sık düştüğü önemli bir hata vardır.

FF&E tamamdır.

OS&E tamamdır.

Dolayısıyla:

“Satın alma tamamlandı.”

diye düşünülür.

Oysa otelin açılması için üçüncü bir grup daha vardır:

Opening Supplies — Açılış Sarfları ve İlk Stok

Örneğin:

• kahve,
• çay,
• su,
• şeker,
• buklet,
• tuvalet kâğıdı,
• temizlik kimyasalları,
• çöp poşeti,
• peçete,
• gıda,
• yazıcı sarfları,
• ofis sarfları,
• housekeeping sarfları.

Bir kahve makinesinin satın alınmış olması:

kahve servisinin hazır olduğu anlamına gelmez.

7. Açılış Listesini Üç Ana Katmanda Düşünün

Pratik olarak satın alma listesi şu üç katmana ayrılabilir:

Bu ayrım çok değerlidir.

Çünkü açılışta sık yaşanan problem:

ana ekipmanın alınması fakat ekipmanı çalıştıracak küçük malzemelerin unutulmasıdır.

8. “Ana Ekipman + Tamamlayıcı Ekipman + Sarf + Yedek” Mantığı

Her önemli satın alma kaleminde şu dört soruyu sorun:

Ana ekipman var mı?

Örneğin kahve makinesi.

Tamamlayıcı ekipman var mı?

Fincan, kaşık, tepsi.

Sarf var mı?

Kapsül, şeker, süt/creamer.

Yedek var mı?

Gerekli yedek ekipman veya güvenlik stoğu.

Bu mantığı:

• televizyon,
• minibar,
• yazıcı,
• housekeeping arabası,
• mutfak ekipmanı,
• kahve makinesi,
• havuz ekipmanı

gibi birçok gruba uygulayabilirsiniz.

9. Oda Bazlı Satın Alma Listesi Hazırlayın

Oda, satın alma listesinin en detaylı bölümlerinden biri olmalıdır.

Çünkü bir oda yalnızca:

• yatak,
• dolap,
• televizyon

değildir.

Oda listesini alt gruplara bölmek daha güvenlidir.

10. Yatak ve Uyku Grubu

Kontrol edilecek başlıca kalemler:

• yatak,
• baza,
• başlık,
• yatak koruyucu,
• topper varsa,
• yorgan,
• yastık,
• yedek yastık,
• çarşaf,
• nevresim,
• yastık kılıfı,
• dekoratif tekstil varsa.

Burada yalnızca:

“30 odam var, 30 yatak aldım.”

mantığı yeterli değildir.

Tekstil:

par stock

mantığıyla hesaplanmalıdır.

11. Oda Mobilyaları

Örneğin:

• komodin,
• çalışma/servis masası,
• sandalye,
• koltuk,
• luggage rack,
• gardırop,
• askılar,
• ayna,
• dekoratif mobilyalar.

Her ürün için:

oda başına adet × ilgili oda sayısı

hesaplanmalıdır.

12. Elektronik ve Elektrikli Oda Ekipmanları

Örneğin:

• televizyon,
• kumanda,
• minibar,
• kasa,
• telefon varsa,
• kettle,
• kahve makinesi,
• saç kurutma makinesi,
• aydınlatma ekipmanları.

Buradaki önemli kontrol:

ana cihaz ile aksesuarını birlikte düşünmektir.

Televizyon: var.

Kumanda: yok.

Kasa: var.

Pili: yok.

Kahve makinesi: var.

Kapsülü: yok.

Bunların tamamı teoride satın alınmış bir odanın pratikte hazır olmamasına neden olabilir.

13. Banyo Satın Alma Listesi

Banyo için ayrı alt liste oluşturulmalıdır.

Örneğin:

• banyo havlusu,
• el/yüz havlusu,
• ayak havlusu/paspas,
• bornoz,
• terlik,
• çöp kutusu,
• tuvalet fırçası,
• buklet ürünleri,
• dispenserler,
• tissue,
• tuvalet kâğıdı,
• saç kurutma makinesi,
• bardak,
• küçük operasyon ekipmanları.

Burada yine:

sabit ekipman + tekstil + sarf

birlikte düşünülmelidir.

14. Oda İçi İkram Listesi

Örneğin:

• su,
• kahve,
• kahve kapsülü,
• çay,
• bitki çayı,
• şeker,
• tatlandırıcı,
• süt/creamer,
• fincan,
• bardak,
• kaşık/karıştırıcı,
• ikram ürünü,
• minibar ürünleri.

Bu ürünlerin bir kısmı ekipman, bir kısmı ise sürekli tüketilen sarftır.

Dolayısıyla açılış listesinde:

ilk stok miktarı

da bulunmalıdır.

15. Housekeeping Satın Alma Listesi

Housekeeping açılışta en çok küçük ürün unutulabilen alanlardan biridir.

Ana kategoriler:

Temizlik Ekipmanları

• housekeeping arabası,
• mop sistemleri,
• kovalar,
• fırçalar,
• çekçekler,
• süpürge,
• elektrikli süpürge,
• temizlik bezleri.

Kimyasallar

• genel yüzey,
• cam,
• banyo,
• WC,
• zemin,
• dezenfeksiyon,
• gerekli özel yüzey ürünleri.

Sarflar

• eldiven,
• çöp poşeti,
• sünger,
• bez,
• kağıt ürünler.

Operasyon Ekipmanları

• linen torbaları,
• dirty linen ekipmanları,
• depo rafları,
• ürün kutuları,
• ölçüm/dolum ekipmanları.

Housekeeping arabasını almak tek başına housekeeping'i açılışa hazır hale getirmez.

16. Front Office ve Resepsiyon Listesi

Resepsiyon için yalnızca:

bilgisayar

düşünülmemelidir.

Örneğin:

• bilgisayar,
• monitör,
• klavye,
• mouse,
• telefon,
• yazıcı,
• toner,
• POS,
• gerekli kart/anahtar sistemi,
• anahtar/kart ekipmanları,
• kırtasiye,
• dosyalama ekipmanları,
• kasa,
• bagaj ekipmanları,
• misafir karşılama malzemeleri

kontrol edilmelidir.

Burada yine aynı problem görülebilir:

Yazıcı alınmıştır ama toner unutulmuştur.

17. Kahvaltı ve Restoran Satın Alma Listesi

F&B tarafında satın alma listesi birkaç katmandan oluşmalıdır.

Mobilya

• masa,
• sandalye,
• servis mobilyaları.

Servis Ekipmanları

• tabak,
• kase,
• bardak,
• fincan,
• çatal,
• bıçak,
• kaşık,
• servis ekipmanları,
• tepsiler.

Küçük Ekipman

• sürahiler,
• maşalar,
• servis kapları,
• saklama ekipmanları,
• ölçü ekipmanları.

Sarf

• peçete,
• paket ürünler,
• temizlik sarfları,
• paketleme malzemeleri.

İlk Gıda Stoğu

• kahve,
• çay,
• içecek,
• kahvaltı ürünleri,
• kuru gıda,
• diğer menü girdileri.

Burada önemli ayrım:

ekipman satın alma listesi ile ilk gıda siparişini birbirine bağlamaktır.

18. Mutfak Listesinde Büyük Ekipmanlara Takılıp Kalmayın

Mutfakta genellikle:

• buzdolabı,
• fırın,
• ocak,
• bulaşık makinesi

gibi pahalı ekipmanlar unutulmaz.

Unutulanlar çoğu zaman:

küçük ekipmanlardır.

Örneğin:

• bıçak,
• kesme tahtası,
• tava,
• tencere,
• gastronorm küvet,
• maşa,
• kepçe,
• ölçü kabı,
• saklama kutusu,
• süzgeç,
• servis ekipmanları.

Büyük ekipmanların tamamlanmış olması:

mutfağın operasyonel olarak hazır olduğu anlamına gelmez.

19. Teknik Departman Listesi

Teknik taraf için:

• el aletleri,
• ölçüm cihazları,
• merdiven,
• uzatma kabloları,
• elektrik sarfları,
• ampuller,
• tesisat sarfları,
• filtreler,
• bakım malzemeleri,
• kritik yedek parçalar

planlanabilir.

Özellikle kritik teknik ekipmanlarda şu soru sorulmalıdır:

“Bu parça bozulursa ve elimizde yedeği olmazsa kaç oda veya hangi operasyon etkilenir?”

Bazı teknik ürünler çok nadir kullanılır.

Ama stokta olmaması çok pahalı olabilir.

20. IT Satın Alma Listesi

IT açılış listesi yalnızca bilgisayarlardan oluşmaz.

Örneğin:

• bilgisayar,
• monitör,
• network ekipmanı,
• access point,
• switch,
• router,
• UPS,
• yazıcı,
• gerekli kablolar,
• adaptörler,
• yedek bağlantı ekipmanları,
• POS donanımları,
• ilgili çevre birimleri

kontrol edilmelidir.

Ayrıca donanımın:

satın alınmış olması değil, kurulmuş ve test edilmiş olması

önemlidir.

21. Güvenlik ve Operasyonel Acil Durum Ürünleri

Açılış listesinde güvenlik tarafı ayrı kategori olmalıdır.

Projeye ve uygulanabilir gerekliliklere göre ihtiyaç duyulan:

• güvenlik ekipmanları,
• ilk yardım malzemeleri,
• acil durum ekipmanları,
• ilgili yönlendirme/operasyon malzemeleri,
• yedek enerji veya aydınlatma ekipmanları

master listede görünmelidir.

Bu kalemlerde satın alma ekibi ilgili teknik ve mevzuat sorumlularının belirlediği gereklilikleri esas almalıdır.

22. Back of House'u Unutmayın

Misafirin görmediği alanlar satın alma listelerinde daha kolay unutulur.

Örneğin:

• personel soyunma alanı,
• personel dolapları,
• personel yemek alanı,
• ofis,
• housekeeping deposu,
• linen alanı,
• teknik depo,
• genel depo,
• mal kabul alanı.

Misafir görmüyor diye bu alanlar önemsiz değildir.

Tam tersine:

operasyon bu alanlardan yürür.

23. Depo Açılış Listesi

Depo için de satın alma gerekir.

Örneğin:

• raf sistemleri,
• ürün kutuları,
• etiketler,
• SKU etiketleri,
• taşıma ekipmanları,
• sayım araçları,
• kilit/güvenlik ekipmanları,
• uygun depolama ekipmanları.

Ve en önemlisi:

ilk stok.

Boş ve tertemiz bir depo:

hazır depo değildir.

24. Açılış Stoğu Nasıl Belirlenir?

Her ürün için aynı yöntem kullanılmaz.

Örneğin:

Tekstil

Par Stock yaklaşımı.

Hızlı Tüketilen Sarf

Ortalama tüketim + tedarik süresi + güvenlik stoğu.

F&B

Forecast + tüketim + raf ömrü.

Buklet

Oda sayısı + doluluk + replenishment standardı + güvenlik stoğu.

Teknik Yedek

Tüketimden çok kritiklik + lead time + arıza etkisi.

Dolayısıyla:

Opening Stock tek bir “30 günlük stok” kuralıyla hesaplanmamalıdır.

Her ürün grubunun mantığı farklıdır.

25. Master Listede Her Satırda Hangi Bilgiler Olmalı?

İyi bir açılış satın alma dosyasında yalnızca:

Ürün | Adet

bulunması yeterli değildir.

Örneğin şu kolonlar kullanılabilir:

Bu noktadan sonra dosya artık alışveriş listesi olmaktan çıkar.

Proje yönetim aracına dönüşür.

26. Her Ürüne Bir Sorumlu Atayın

Master listedeki her kritik satırın:

owner

alanı olmalıdır.

Çünkü:

“Bunu kim takip ediyor?”

sorusunun cevabı:

“Satın alma bakıyor.”

olmamalıdır.

Örneğin:

Satın alma ürünü satın alabilir.

Ama ürünün:

operasyon için doğru olup olmadığını ilgili departman doğrulamalıdır.

27. Her Ürünün “Critical” Alanı Olsun

Bütün eksikler aynı önemde değildir.

Örneğin:

Açılışa üç gün kaldı.

Eksik ürünler:

• dekoratif vazo,
• yedek çarşaf,
• oda anahtar sistemi için gerekli ekipman,
• resepsiyon yazıcısı,
• kritik mutfak ekipmanı.

Bunları aynı öncelikle takip etmek yanlış olur.

Bu nedenle her ürün:

Critical

Açılışı engelleyebilir.

High

Operasyonu ciddi etkileyebilir.

Medium

Kısa süreli çözüm bulunabilir.

Low

Açılış sonrasına kalabilir.

şeklinde sınıflandırılabilir.

28. “Satın Alındı” Demek “Hazır” Demek Değildir

Bu açılış satın almasındaki en önemli ayrımlardan biridir.

Bir ürün:

sipariş edilmiş olabilir.

Ama henüz:

teslim edilmemiştir.

Teslim edilmiş olabilir.

Ama:

kurulmamıştır.

Kurulmuş olabilir.

Ama:

test edilmemiştir.

Test edilmiş olabilir.

Ama:

operasyona teslim edilmemiştir.

Bu nedenle yalnızca:

Purchased

durumunu takip etmek yetersizdir.

29. Dört Liste Sistemi

Açılışın son aşamasında dört durum özellikle faydalıdır:

1. Purchased

Satın alınmış.

2. Received

Teslim alınmış.

3. Ready

Kurulmuş, test edilmiş ve kullanıma hazır.

4. Outstanding

Hâlâ açık kalan.

Örneğin:

Burada:

2.500 ürün satın alınmış olması

otelin hazır olduğu anlamına gelmez.

Asıl önemli rakam:

Ready

ve özellikle:

Critical Outstanding

olmalıdır.

30. Sipariş Verildi Ama Teslim Edilmedi

Master listede sipariş durumu ayrı izlenmelidir.

Örneğin:

• Not Ordered
• RFQ
• Approved
• PO Issued
• In Production
• In Transit
• Partially Received
• Received
• Installed
• Tested
• Ready
• Closed

gibi statüler kullanılabilir.

Böylece açılışa 20 gün kala:

hangi ürünün nerede takıldığı

görülebilir.

31. Partial Delivery — Kısmi Teslimatı Takip Edin

Örneğin:

100 adet sandalye sipariş edildi.

Tedarikçi:

80 adet

teslim etti.

Sistemde ürün:

Received

olarak kapatılırsa:

20 adetlik açık miktar kaybolur.

Bu nedenle:

Ordered Quantity

ve:

Received Quantity

ayrı tutulmalıdır.

Formül:

Outstanding Quantity = Ordered Quantity − Received Quantity

Örneğin:

100 − 80 = 20 adet

hala açıktır.

32. Mal Kabul Açılış Satın Almasının Parçasıdır

Ürünün otelin kapısından girmesi satın alma sürecinin sonu değildir.

Teslimatta kontrol edilmelidir:

• doğru ürün mü?
• doğru model mi?
• doğru renk mi?
• doğru ölçü mü?
• doğru miktar mı?
• hasarlı mı?
• eksik parça var mı?
• teknik şartnameye uygun mu?

Aksi halde:

yanlış ürün depoya girer ve problem açılış günü ortaya çıkar.

33. Kurulum Gerektiren Ürünleri Ayrı İşaretleyin

Bazı ürünler teslim edildiği anda kullanılabilir.

Bazıları kullanılamaz.

Örneğin:

• televizyon,
• minibar,
• kasa,
• network ekipmanı,
• POS,
• bazı mutfak ekipmanları,
• teknik ekipmanlar

kurulum gerektirebilir.

Bu nedenle master listede:

Installation Required?

alanı bulunması faydalıdır.

34. Test Gerektiren Ürünleri Ayrı İşaretleyin

Kurulmuş olmak:

çalışıyor olmak

demek değildir.

Örneğin:

TV duvarda. Ama sinyal yok.

Kasa monte edilmiş. Ama programlanmamış.

Kahve makinesi yerinde. Ama çalışmıyor.

POS kurulmuş. Ama ödeme testi yapılmamış.

Bu nedenle:

Installed ≠ Ready

ve:

Ready = Delivered + Installed + Tested + Accepted

mantığı kullanılabilir.

35. Oda Bazlı Final Kontrol Yapın

Özellikle butik otellerde çok etkili bir yöntemdir.

Her oda:

Room Ready Checklist

ile kontrol edilebilir.

Örneğin:

Oda 101

• ☐ Yatak
• ☐ Tekstil
• ☐ Havlu
• ☐ TV
• ☐ Kumanda
• ☐ Kasa
• ☐ Minibar
• ☐ Kahve makinesi
• ☐ Kapsüller
• ☐ Bardak
• ☐ Su
• ☐ Buklet
• ☐ Terlik
• ☐ Askılar
• ☐ Çöp kutusu
• ☐ Saç kurutma makinesi
• ☐ Tüm ekipman test edildi

Böylece:

“30 odanın ekipmanları alındı.”

yerine:

“30 odanın 30'u da açılışa hazır.”

denilebilir.

Bu iki cümle arasında çok büyük fark vardır.

36. Departman Bazlı Final Kontrol Yapın

Aynı sistem:

• resepsiyon,
• housekeeping,
• mutfak,
• kahvaltı,
• teknik,
• IT,
• depo

için de uygulanmalıdır.

Her departmanın sonunda:

Operational Ready?

sorusu sorulmalıdır.

37. Bütçeyi Master Listeye Bağlayın

Master listedeki her ürün mümkünse ilgili:

Cost Code

ile satın alma bütçesine bağlanmalıdır.

Örneğin:

Böylece aynı dosya:

• açılış hazırlığını,
• satın alma durumunu,
• maliyet durumunu

birlikte gösterebilir.

38. Budget, Committed ve Actual'ı Ayırın

Özellikle açılışa yaklaşırken yalnızca ödenmiş faturaya bakmak yanıltıcıdır.

Örneğin:

Bütçe:

5.000.000 TL

Actual:

3.000.000 TL

ise ilk bakışta:

2.000.000 TL bütçe kaldı

gibi görünebilir.

Ama verilmiş ve henüz faturalanmamış siparişler:

1.700.000 TL

ise gerçek serbest bütçe yalnızca:

300.000 TL

civarındadır.

Bu nedenle:

• Budget
• Committed
• Actual
• Forecast

birlikte izlenmelidir.

39. PO Numarasını Master Listeye Bağlayın

Sipariş verilen her ürün:

Purchase Order Number

ile ilişkilendirilebilir.

Örneğin:

PO-2027-014

Böylece ürünün:

• sipariş tarihi,
• fiyatı,
• tedarikçisi,
• teslim şartı

satın alma dosyasından kolayca bulunabilir.

40. Tedarikçi Bilgilerini Tutun

Her ürün için en az:

• supplier,
• ilgili kişi,
• iletişim,
• PO numarası,
• planlanan teslim tarihi

bilinmelidir.

Servis gerektiren ekipmanlarda:

• servis bilgisi,
• garanti,
• teknik iletişim

de ayrıca tutulabilir.

Açılışa beş gün kala:

“Bunun satıcısı kimdi?”

diye araştırmak zaman kaybıdır.

41. Açılış Tarihinden Geriye Doğru Planlayın

Satın alma planı:

bugünden ileriye

değil,

açılış tarihinden geriye

doğru da okunmalıdır.

Örneğin bir ürün için:

Açılış:

1 Haziran

Test tamamlanmalı:

25 Mayıs

Kurulum:

20 Mayıs

Teslimat:

15 Mayıs

Lead time:

30 gün

ise siparişin en geç yaklaşık:

15 Nisan

civarında verilmesi gerekir.

Ama buna:

• teklif,
• numune,
• onay,
• üretim riski,
• nakliye riski

de eklenmelidir.

Bu nedenle satın alma tarihi:

“Ne zaman ihtiyacımız var?”

sorusundan geriye doğru hesaplanmalıdır.

42. Long Lead Items — Uzun Terminli Ürünleri Önce Belirleyin

Bütün ürünlerin sipariş tarihi aynı değildir.

Örneğin bazı ürünler:

birkaç günde bulunabilir.

Bazıları:

özel üretim olabilir.

Bazıları:

ithal olabilir.

Bazıları:

ölçüye özel üretilebilir.

Bazılarında:

numune ve onay süreci gerekir.

Bu nedenle master listede:

Lead Time

kolonu kritik önemdedir.

Uzun terminli ürünler projenin başında görünür hale getirilmelidir.

43. Küçük Ürünleri Son Haftaya Bırakmayın

Açılışa yaklaşıldığında şu düşünce sık görülür:

“Bunlar küçük şeyler, son hafta alırız.”

Problem tam da burada başlar.

Çünkü yüzlerce küçük ürün:

aynı anda son haftaya bırakıldığında

çok büyük operasyon yükü oluşturur.

Ayrıca küçük ürün:

önemsiz ürün

demek değildir.

Bir kumandanın maliyeti küçük olabilir.

Ama kumandasız televizyon misafir açısından eksiktir.

44. Açılış İçin Kritik Ürünleri Ayrı Dashboard'da Gösterin

Özellikle son 30 gün içinde yönetimin görmek istediği ekran çok basit olmalıdır.

Örneğin:

Buradaki en önemli rakam:

1.850

değildir.

12

olabilir.

Çünkü açılışı riske atan kalemler onlardır.

45. Açılışa Son 30 Gün Kala Ne Yapılmalı?

Bu aşamada master liste artık:

günlük yönetim aracına

dönüşmelidir.

Özellikle:

• açık siparişler,
• geciken teslimatlar,
• kısmi teslimatlar,
• kurulum bekleyenler,
• test bekleyenler,
• kritik eksikler

sık aralıklarla gözden geçirilmelidir.

Amaç:

sorunu ürün gelmediğinde değil,

gelmeyeceği anlaşılmaya başladığında

görmektir.

46. Açılışa Son 7 Gün Kala Ne Kontrol Edilmeli?

Son hafta artık yeni liste hazırlama dönemi değildir.

Kapatma dönemidir.

Özellikle:

Odalar

Gerçekten ready mi?

Housekeeping

İlk operasyonu yapabilecek mi?

Front Office

Check-in alabilecek mi?

F&B

İlk kahvaltıyı/servisi çıkarabilecek mi?

Teknik

Kritik yedekler ve araçlar hazır mı?

IT

Sistemler çalışıyor mu?

Depo

Opening stock yerinde mi?

Outstanding

Hangi kalemler hâlâ açık?

Critical Outstanding

Açılışı engelleyen ürün var mı?

47. Zero Critical Gap Nedir?

Açılış satın almasında ulaşılmak istenen en önemli hedeflerden biri:

ZERO CRITICAL GAP

olmalıdır.

Yani:

• kritik ürün eksik değil,
• kritik sipariş açık değil,
• kritik teslimat belirsiz değil,
• kritik kurulum beklemiyor,
• kritik ekipman test edilmeden bırakılmamış.

Başka bir ifadeyle:

Critical Purchase Gap = 0

olmadan satın alma açısından açılış hazırlığı tamamlanmış sayılmamalıdır.

48. Her Eksik Açılışı Erteletmeli mi?

Hayır.

Bu da önemli bir ayrımdır.

Örneğin:

• dekoratif bir obje,
• ilave yedek ekipman,
• düşük öncelikli bir OS&E ürünü,
• sezonun ilerleyen döneminde kullanılacak ürün

açılış sonrasına kalabilir.

Ama kritik soru şudur:

“Bu eksik ürün olmadan oteli güvenli ve belirlediğimiz hizmet standardında işletebilir miyiz?”

Cevap evetse:

Post Opening Procurement

listesine aktarılabilir.

Cevap hayırsa:

kritik gap olarak kapatılmalıdır.

49. Post Opening Procurement List Oluşturun

Otel açıldıktan sonra master listeyi silmeyin.

Açılışı engellemeyen kalan ürünleri:

Post Opening Procurement

listesine taşıyın.

Örneğin:

• ek dekorasyon,
• ilave yedek ekipman,
• sezonluk ürünler,
• düşük öncelikli OS&E,
• ilave stok,
• operasyon sırasında ihtiyaç olduğu görülen yeni ürünler.

Böylece açılış master listesi:

işletme satın alma sistemine

dönüşmeye başlar.

50. Açılış Satın Alma Listesinde Yapılan 15 Hata

1. Listeyi çok geç hazırlamak

Satın alma kararları açılışa sıkışır.

2. Yalnızca büyük ürünleri listelemek

Küçük fakat kritik ürünler unutulur.

3. FF&E listesini açılış listesi sanmak

Operasyonel ekipman ve sarflar eksik kalır.

4. OS&E'yi son haftaya bırakmak

Yüzlerce küçük ürün aynı anda yönetilmeye çalışılır.

5. İlk stoğu listeye koymamak

Otel fiziksel olarak hazırdır ama operasyon başlayamaz.

6. Departmanlara ayırmamak

Eksikleri görmek zorlaşır.

7. Miktar hesaplarını kontrol etmemek

Ürün vardır ama adet yetersizdir.

8. Par Stock'u dikkate almamak

Özellikle tekstil yetersiz kalır.

9. Lead Time'ı takip etmemek

Sipariş zamanında verilmez.

10. PO ile master listeyi bağlamamak

Sipariş takibi zorlaşır.

11. Teslimatı “tamamlandı” kabul etmek

Kurulum ve test unutulur.

12. Kısmi teslimatları kapatmak

Eksik miktarlar görünmez hale gelir.

13. Kritik ürünleri işaretlememek

Yönetim yanlış önceliklere zaman harcar.

14. Sorumlu atamamak

Herkes ürünün başka biri tarafından takip edildiğini düşünür.

15. Açılış günü ilk kez tam kontrol yapmak

Sorunları çözmek için zaman kalmaz.

51. Açılış Satın Alması İçin 10 Karar Kapısı

Her ana satın alma kalemini şu on kapıdan geçirin.

Karar Kapısı 1 — İhtiyaç

Bu ürün gerçekten gerekli mi?

Karar Kapısı 2 — Standart

Hangi teknik/kalite standardında olmalı?

Karar Kapısı 3 — Miktar

Kaç adet gerekiyor?

Karar Kapısı 4 — Bütçe

Bütçesi var mı?

Karar Kapısı 5 — Tedarikçi

Kimden alınacak?

Karar Kapısı 6 — Termin

Ne zaman sipariş verilmeli ve ne zaman gelmeli?

Karar Kapısı 7 — Teslim

Doğru miktar ve kalitede teslim edildi mi?

Karar Kapısı 8 — Kurulum

Kurulum gerekiyorsa tamamlandı mı?

Karar Kapısı 9 — Test

Ürün gerçekten çalışıyor mu?

Karar Kapısı 10 — Ready

Açılış günü kullanılmaya hazır mı?

Bir ürün:

onuncu kapıyı geçmeden tamamlanmış sayılmamalıdır.

52. Yatırımcı İçin Açılış Satın Alma Checklist'i

Master Liste

• ☐ Tek master liste oluşturuldu.
• ☐ Tüm departmanlar tanımlandı.
• ☐ Tüm alanlar tanımlandı.
• ☐ FF&E aktarıldı.
• ☐ OS&E aktarıldı.
• ☐ Opening Supplies eklendi.
• ☐ İlk stoklar eklendi.

Ürün

• ☐ Ürün adı belli.
• ☐ SKU/kod belli.
• ☐ Teknik özellik belli.
• ☐ Birim belli.
• ☐ Miktar belli.
• ☐ Yedek miktarı belli.
• ☐ Kritiklik seviyesi belli.

Finans

• ☐ Bütçe belli.
• ☐ Cost Code belli.
• ☐ Teklif belli.
• ☐ PO değeri belli.
• ☐ Committed cost takip ediliyor.
• ☐ Actual takip ediliyor.
• ☐ Forecast takip ediliyor.

Tedarik

• ☐ Supplier belli.
• ☐ PO numarası belli.
• ☐ Sipariş tarihi belli.
• ☐ Lead time belli.
• ☐ Planlanan teslim tarihi belli.
• ☐ Gerçek teslim tarihi kaydediliyor.

Mal Kabul

• ☐ Doğru ürün kontrol edildi.
• ☐ Miktar kontrol edildi.
• ☐ Hasar kontrol edildi.
• ☐ Teknik uygunluk kontrol edildi.
• ☐ Kısmi teslimatlar açık bırakıldı.

Kurulum

• ☐ Kurulum gerektiren ürünler işaretlendi.
• ☐ Kurulum tamamlandı.
• ☐ Test tamamlandı.
• ☐ Eksikler kapatıldı.
• ☐ Operasyona teslim edildi.

Opening Stock

• ☐ Tekstil par stock hazır.
• ☐ Buklet stoğu hazır.
• ☐ Housekeeping sarfları hazır.
• ☐ F&B ilk stoğu hazır.
• ☐ Oda ikram stoğu hazır.
• ☐ Teknik kritik yedekler hazır.
• ☐ Ofis sarfları hazır.

Final Readiness

• ☐ Odalar ready.
• ☐ Housekeeping ready.
• ☐ Front Office ready.
• ☐ F&B ready.
• ☐ Mutfak ready.
• ☐ Teknik ready.
• ☐ IT ready.
• ☐ Depolar ready.
• ☐ Critical Outstanding = 0.
• ☐ Post Opening Procurement listesi oluşturuldu.

53. Açılış Satın Alma Sisteminin Tam Akışı

Süreci tek zincire indirgersek:

İhtiyacı Belirle → Departmanlara Ayır → Master Listeye Ekle → Teknik Standardı Belirle → Miktarı Hesapla → Bütçele → Teklif Al → Onayla → PO Oluştur → Sipariş Ver → Teslimatı Takip Et → Teslim Al → Say → Kaliteyi Kontrol Et → Kur → Test Et → Eksikleri Kapat → Opening Stock'u Oluştur → Departman Bazlı Ready Kontrolü Yap → Zero Critical Gap → Operasyona Devret

Bu sistem kurulduğunda açılış satın alması:

son haftalarda yapılan kontrolsüz alışveriş

olmaktan çıkar.

Planlanmış bir pre-opening operasyonuna dönüşür.

Sonuç

Otel açılışı için satın alma listesi hazırlarken yapılabilecek en büyük hata:

listeyi yalnızca satın alınacak ürünlerin isimlerinden oluşturmak

olabilir.

Çünkü açılış açısından önemli olan:

ürünün satın alınmış olması değil, kullanılmaya hazır olmasıdır.

Bu nedenle iyi bir Opening Procurement Master List şu soruların tamamına cevap vermelidir:

Ne gerekiyordu?

Ne satın alındı?

Ne kadar satın alındı?

Ne kadar harcandı?

Ne teslim edildi?

Ne eksik geldi?

Ne kuruldu?

Ne test edildi?

Ne kullanıma hazır?

Ne hâlâ açık?

Açılışı riske atan bir ürün var mı?

Ve bütün sistemin sonunda tek bir soru kalmalıdır:

“Açılışa hazır mıyız?”

Bu nedenle:

Açılış satın alma dosyası yalnızca bir Excel dosyası değildir; otelin açılışa hazır olup olmadığını gösteren kontrol sistemidir.

Kısaca:

Doğru Açılış Satın Alması = Eksiksiz Master Liste + Doğru Miktar + Doğru Bütçe + Doğru Termin + Teslimat Kontrolü + Kurulum + Test + Zero Critical Gap

Otel Yatırım Rehberi — Cilt IV: Satın Alma ve Donanım

Oda donanımından FF&E ve OS&E yönetimine, tekstil ve buklet standartlarından depo, stok, tedarikçi ve satın alma sistemlerine; açılış master listesinden pre-opening satın alma kontrolüne kadar otel satın alma ve donanım sisteminin tamamını Otel Yatırım Rehberi — Cilt IV: Satın Alma ve Donanım içerisinde daha ayrıntılı ele alıyorum.