Otel İçin Tedarikçi Nasıl Seçilir? Fiyat Dışında Bakılması Gereken 12 Kriter

Bir otel için üç farklı tedarikçiden teklif aldığınızı düşünün.

Aynı ürün için:

Tedarikçi A: 100.000 TL

Tedarikçi B: 112.000 TL

Tedarikçi C: 120.000 TL

Hangisini seçersiniz?

İlk bakışta cevap çok kolay görünür:

A.

Çünkü en ucuz teklif ondadır.

Fakat birkaç soru daha soralım.

A ürünü gerçekten aynı kalitede mi?

Teslimatı zamanında yapabilecek mi?

Yoğun sezonda aynı ürünü tekrar sağlayabilecek mi?

Ürün arızalandığında servis verecek mi?

Garanti koşulları nedir?

Siparişin yalnızca %80'ini teslim ederse ne olacak?

Fiyatı üç ay sonra değiştirecek mi?

Firmanın yeterli kapasitesi var mı?

Bir sorun çıktığında karşınızda muhatap bulabilecek misiniz?

Ürün birkaç ay sonra bozulursa ne olacak?

Bu sorular sorulmaya başladığında tedarikçi seçiminin yalnızca:

100.000 TL – 112.000 TL – 120.000 TL

karşılaştırmasından ibaret olmadığı anlaşılır.

Çünkü otel işletmesinde tedarikçi yalnızca ürün satan firma değildir.

Tedarikçi aynı zamanda:

• ürün kalitesini,
• operasyon sürekliliğini,
• stok güvenliğini,
• maliyet yapısını,
• bakım ve servis süreçlerini,
• dolaylı olarak misafir deneyimini

etkileyen bir iş ortağıdır.

Bu nedenle tedarikçi seçiminde temel soru:

“Kim daha ucuz?”

değil,

“Hangi tedarikçi ihtiyacımız olan ürünü, istediğimiz kalitede, doğru zamanda, doğru miktarda ve sürdürülebilir toplam maliyetle sağlayabilir?”

olmalıdır.

En Ucuz Tedarikçi Neden En Ucuz Olmayabilir?

Bir ürünün satın alma fiyatı ile işletmeye gerçek maliyeti aynı şey değildir.

Örneğin:

Sadece fiyatı karşılaştırırsak A daha avantajlıdır.

Ama A'da:

• nakliye 10 TL,
• kalite kaynaklı kayıp 5 TL,
• minimum sipariş nedeniyle ek maliyet 3 TL

oluşuyorsa gerçek maliyet:

100 + 10 + 5 + 3 = 118 TL

olabilir.

B'nin gerçek toplam maliyeti 110 TL'de kalıyorsa:

etikette pahalı görünen tedarikçi gerçekte daha ucuzdur.

Bu nedenle profesyonel satın almada:

Purchase Price

yerine giderek daha fazla:

Total Cost of Ownership — Toplam Sahip Olma Maliyeti

mantığıyla düşünmek gerekir.

Otel İçin Tedarikçi Seçerken Bakılması Gereken 12 Kriter

Şimdi fiyat dışında tedarikçi seçiminde değerlendirilmesi gereken temel kriterlere bakalım.

1. Ürün Kalitesi

İlk kriter fiyat değil:

kalite olmalıdır.

Çünkü tedarikçi ne kadar ucuz olursa olsun ürün otelin belirlediği standardı karşılamıyorsa doğru tedarikçi değildir.

Kalite değerlendirmesinde:

• malzeme,
• teknik özellik,
• işçilik,
• dayanıklılık,
• ölçü,
• renk,
• performans,
• ambalaj,
• kalite tutarlılığı

incelenebilir.

Özellikle:

• tekstil,
• mobilya,
• buklet,
• porselen,
• teknik ekipman,
• elektrikli cihaz,
• mutfak ekipmanı

gibi ürünlerde numune veya test yapılması faydalıdır.

Temel soru:

“Bu ürün iyi mi?” değil, “Bu ürün bizim belirlediğimiz standardı karşılıyor mu?”

olmalıdır.

2. Kalitenin Sürekliliği

İlk siparişte mükemmel ürün göndermek yeterli değildir.

Asıl önemli olan:

aynı kaliteyi tekrar tekrar sağlayabilmektir.

Örneğin ilk siparişte gelen havlu:

• doğru gramajda,
• doğru renkte,
• doğru ölçüde

olabilir.

Altı ay sonraki siparişte:

• gramaj düşmüş,
• renk tonu değişmiş,
• dikiş kalitesi bozulmuş

olabilir.

Bu durumda problem yalnızca ürün kalitesi değildir.

Tedarikçi kalite tutarlılığı problemidir.

Otel açısından özellikle standartlaşmış ürünlerde bu konu çok önemlidir.

Çünkü odalarda farklı dönemlerde farklı kalitede ürünler görünmeye başlayabilir.

3. Teslimat Performansı

İyi ürün geç geldiyse bazı durumlarda artık iyi satın alma değildir.

Özellikle otel açılışında düşünün.

100 adet sandalye sipariş ettiniz.

Ürün çok kaliteli.

Fiyatı da iyi.

Ancak restoran açılışından üç hafta sonra geliyor.

Bu durumda tedarikçinin fiyat avantajı operasyonel zararı karşılamayabilir.

Teslimat performansı şu dört unsurla değerlendirilmelidir:

Doğru ürün + Doğru miktar + Doğru zaman + Hasarsız teslimat

Burada önemli KPI'lardan biri:

OTIF — On Time In Full

yani:

Zamanında ve Eksiksiz Teslimat Oranı

olabilir.

Örneğin:

50 sipariş verdiniz.

46'sı zamanında ve eksiksiz geldi.

OTIF = 46 / 50 × 100

OTIF = %92

Bu oran tedarikçinin gerçek performansını görmenizi sağlar.

4. Tedarik Kapasitesi

Bir firma size numune gönderebilir.

100 adet ürün de sağlayabilir.

Peki:

1.000 adet gerektiğinde sağlayabilir mi?

Ya da:

temmuz ayında oteliniz %95 doluyken siparişiniz iki katına çıktığında?

Tedarikçinin kapasitesi değerlendirilmelidir.

Özellikle:

• tekstil,
• buklet,
• yiyecek-içecek,
• temizlik ürünleri,
• sarf malzemeleri

gibi sürekli tüketilen ürünlerde kapasite önemlidir.

Sorulabilecek sorular:

• Aylık üretim/tedarik kapasiteniz nedir?
• Yoğun sezonda kapasiteniz değişiyor mu?
• Büyük siparişleri kaç günde karşılayabilirsiniz?
• Stoklu mu çalışıyorsunuz?
• Üretim mi yapıyorsunuz, distribütör müsünüz?
• Kritik ürünlerde güvenlik stoğunuz var mı?

Bir tedarikçi bugünkü ihtiyacınızı karşılayabilir.

Ama önemli olan:

yarınki ihtiyacınızı da karşılayabilecek olmasıdır.

5. Teslim Süresi — Lead Time

Tedarikçinin ürünü sağlayabiliyor olması yeterli değildir.

Ne kadar sürede sağlayabildiği de önemlidir.

Örneğin:

Tedarikçi A:

100 TL — 30 gün teslim

Tedarikçi B:

105 TL — 5 gün teslim

Kağıt üzerinde A daha ucuzdur.

Ancak işletmenin yüksek stok tutması gerekiyorsa 30 günlük lead time:

• daha fazla güvenlik stoğu,
• daha fazla depo alanı,
• daha fazla işletme sermayesi

gerektirebilir.

Dolayısıyla:

Lead Time

aynı zamanda stok maliyetini etkiler.

6. Güvenilirlik

Tedarikçi verdiği sözü tutuyor mu?

Bu kriter rakamlarla ölçülmesi zor görünse de uzun vadede çok değerlidir.

Örneğin:

“Cuma günü teslim edeceğiz.”

dediğinde gerçekten cuma günü geliyor mu?

“Bu ürün stokta.”

dediğinde gerçekten stokta mı?

“Fiyat üç ay geçerli.”

dediğinde bir ay sonra değiştirmeye çalışıyor mu?

İyi tedarikçinin önemli özelliklerinden biri:

öngörülebilir olmasıdır.

Çünkü operasyon belirsizliği sevmez.

Güvenilir tedarikçi yalnızca ürün sağlamaz; işletmenin belirsizliğini azaltır.

7. Satış Sonrası Hizmet

Özellikle teknik ürünlerde satın alma:

ürün teslim edildiğinde bitmez.

Asıl ilişki bazen o noktada başlar.

Örneğin:

• klima,
• kahve makinesi,
• profesyonel mutfak ekipmanı,
• çamaşırhane ekipmanı,
• minibar,
• elektronik kilit,
• TV,
• teknik sistem

satın alındığında şu sorular önemlidir:

• Servis ağı var mı?
• İzmir'de veya otelin bulunduğu bölgede servis verebiliyor mu?
• Müdahale süresi nedir?
• Yedek parça var mı?
• Teknik destek veriyor mu?
• Kurulum yapıyor mu?
• Personel eğitimi veriyor mu?

Ucuz ekipman satın alıp arıza halinde günlerce servis beklemek pahalı bir karar olabilir.

8. Garanti ve Yedek Parça

Garanti yalnızca:

“2 yıl garantili.”

ifadesinden ibaret değildir.

Şunları da anlamak gerekir:

• Garanti neyi kapsıyor?
• Neyi kapsamıyor?
• İşçilik dahil mi?
• Nakliye dahil mi?
• Yerinde servis var mı?
• Değişim koşulu nedir?
• Yedek parça kaç yıl bulunabilir?
• Kritik parçaların temin süresi nedir?

Özellikle FF&E ve teknik ekipman satın almalarında:

yedek parça bulunabilirliği

ürünün satın alma kararının bir parçası olmalıdır.

9. Finansal ve Kurumsal Yapı

Tedarikçinin bugün var olması yeterli değildir.

Yarın da var olabilecek mi?

Özellikle:

• yüksek tutarlı,
• uzun teslim süreli,
• avans verilen,
• garanti gerektiren,
• uzun vadeli sözleşmeye bağlanan

satın almalarda firmanın kurumsal ve finansal yapısı önem kazanır.

Örneğin:

%50 avans verdiniz.

Ürün dört ay sonra teslim edilecek.

Bu durumda yalnızca ürün değil:

tedarikçinin dört ay sonra teslimatı yapabilecek durumda olması

da satın alma riskidir.

Bu nedenle kritik satın almalarda firmanın:

• kuruluş geçmişi,
• ticari yapısı,
• kapasitesi,
• referansları,
• faaliyet sürekliliği

incelenebilir.

10. Referanslar ve Geçmiş Performans

Tedarikçi:

“Türkiye'nin en iyi otelleriyle çalışıyoruz.”

diyebilir.

Peki gerçekten çalışıyor mu?

Özellikle önemli satın almalarda referans istemek faydalıdır.

Daha da önemlisi:

referansı aramak.

Sorulabilecek birkaç basit soru:

• Ürün kalitesinden memnun musunuz?
• Teslimatlar zamanında geliyor mu?
• Sorun çıktığında çözüm üretiyorlar mı?
• Fiyat politikaları nasıl?
• Tekrar çalışır mıydınız?

Son soru özellikle değerlidir:

“Bugün yeniden seçim yapsanız aynı tedarikçiyle çalışır mıydınız?”

11. İletişim ve Sorun Çözme Yeteneği

Her tedarikçiyle bir gün problem yaşanabilir.

Önemli olan yalnızca problem yaşanıp yaşanmaması değildir.

Problem çıktığında tedarikçinin nasıl davrandığıdır.

İyi tedarikçi:

• telefona cevap verir,
• problemi kabul eder,
• çözüm önerir,
• sorumluluk alır,
• geri dönüş tarihi verir,
• çözümü takip eder.

Zayıf tedarikçi ise:

• cevap vermez,
• sürekli başka kişiye yönlendirir,
• sorumluluğu reddeder,
• çözümü geciktirir.

Bu nedenle iletişim kalitesi de tedarikçi değerlendirmesinin bir parçası olmalıdır.

12. Ticari Koşullar ve Toplam Maliyet

Son kriter yine para ile ilgilidir.

Ama yalnızca:

birim fiyatla değil.

Ticari değerlendirmede:

• birim fiyat,
• iskonto,
• vade,
• nakliye,
• montaj,
• minimum sipariş miktarı,
• paket miktarı,
• fiyat geçerlilik süresi,
• yıllık fiyat artış yöntemi,
• iade koşulları,
• ödeme planı

birlikte değerlendirilmelidir.

Örneğin:

Tedarikçi A:

100 TL — peşin

Tedarikçi B:

104 TL — 60 gün vade

Tedarikçi C:

108 TL — nakliye ve montaj dahil

Burada yalnızca fiyat sütununa bakarak karar vermek doğru olmayabilir.

12 Kriteri Tek Tabloda Görelim

Önce Tedarikçinin Yeterliliğini Kontrol Edin

Her fiyat veren firma doğrudan teklif karşılaştırmasına alınmamalıdır.

Özellikle kritik ürünlerde önce:

Supplier Prequalification — Tedarikçi Ön Yeterlilik

uygulanabilir.

Buradaki soru:

“Bu firma en iyi teklif mi verdi?”

değildir.

İlk soru:

“Bu firma bizimle çalışmaya uygun bir firma mı?”

olmalıdır.

İdeal süreç:

Ön Yeterlilik → Teklif → Değerlendirme → Numune/Test → Onay

şeklinde kurulabilir.

Tedarikçi Ön Yeterlilik Formunda Neler Olmalı?

Örneğin:

Firma Bilgileri

• ticari unvan,
• kuruluş yılı,
• adres,
• yetkili kişi,
• iletişim bilgileri.

Ürün / Hizmet

• sağlanan ürünler,
• markalar,
• üretici/distribütör durumu,
• kapasite.

Operasyon

• teslim bölgeleri,
• normal lead time,
• minimum sipariş,
• acil sipariş kapasitesi.

Kalite

• kalite sistemi,
• teknik belgeler,
• numune imkanı,
• ürün standardizasyonu.

Ticari

• ödeme koşulları,
• fiyat geçerliliği,
• nakliye koşulları.

Servis

• servis ağı,
• garanti,
• yedek parça,
• teknik destek.

Referans

• otel referansları,
• benzer işletmeler,
• geçmiş projeler.

Bu form tedarikçileri daha teklif aşamasından önce filtrelemeye yardımcı olur.

Tedarikçi Seçiminde Puanlama Sistemi Kurun

Kararı yalnızca:

“Bence B daha iyi.”

şeklinde vermek yerine puanlama yapılabilir.

Basit sistem:

1 = Çok Zayıf
2 = Zayıf
3 = Orta
4 = İyi
5 = Çok İyi

Örneğin:

Bir anda fiyat dışındaki farklar görünür hale gelir.

Her Kriterin Ağırlığı Aynı Olmamalı

Burada daha gelişmiş bir sistem kurulabilir.

Örneğin kahve tedarikçisinde:

kalite

daha önemli olabilir.

Teknik ekipmanda:

servis + garanti

daha önemli olabilir.

Buklet ürünlerinde:

kalite + ürün sürekliliği + fiyat

öne çıkabilir.

Dolayısıyla tedarikçi puanlama sistemi ürün grubuna göre değişebilir.

Örnek Ağırlıklı Tedarikçi Puanlaması

Genel bir örnek oluşturalım:

Bu oranlar yalnızca örnektir.

Her ürün kategorisinde aynı ağırlık kullanılmamalıdır.

Örneğin Teknik Ekipmanda Ağırlık Değişebilir

Teknik ekipman tedarikçisinde:

Burada en ucuz tedarikçi kazanmayabilir.

Çünkü cihazın çalışmaması otel operasyonuna fiyat farkından çok daha büyük zarar verebilir.

Kahve Tedarikçisinde Sistem Farklı Olabilir

Örneğin butik otelde kahve misafir deneyiminin bir parçasıysa:

Bu nedenle:

Tek bir tedarikçi puanlama modeli bütün ürün kategorilerine uygulanmamalıdır.

Numune Almadan Büyük Sipariş Vermeyin

Özellikle yeni tedarikçilerde mümkünse:

numune → test → pilot sipariş → ana sipariş

mantığı kullanılabilir.

Örneğin normal siparişiniz:

1.000 adet

ise ilk defa çalışacağınız firmaya doğrudan 1.000 adet sipariş vermek yerine:

50–100 adet pilot sipariş

verilebilir.

Pilot siparişte:

• kalite,
• ambalaj,
• teslimat,
• miktar,
• faturalama,
• iletişim

test edilir.

Böylece büyük siparişten önce gerçek performans görülür.

Tedarikçi Seçiminde Kırmızı Bayraklar

Bazı işaretler özellikle dikkat gerektirir.

1. Sürekli Değişen Fiyatlar

Her görüşmede farklı fiyat veriliyorsa fiyat politikası sorgulanmalıdır.

2. Yazılı Teklif Vermekten Kaçınma

Sözlü fiyatlar ileride uyuşmazlık yaratabilir.

3. Referans Paylaşmama

Özellikle büyük projelerde araştırılmalıdır.

4. Gerekli Belgeleri Sunamama

Ürün kategorisine göre kritik olabilir.

5. Sürekli Geciken Teslimatlar

Operasyonel risk oluşturur.

6. Piyasanın Çok Altında Fiyat

Mutlaka nedeni araştırılmalıdır.

7. Garanti Koşullarının Belirsizliği

Özellikle teknik ekipmanda ciddi risk yaratır.

8. Sorulara Sürekli Geç Cevap Verme

Satış öncesinde ulaşamıyorsanız satış sonrasını düşünmek gerekir.

9. Yazılı Anlaşma Yerine Sürekli Sözlü Anlaşmayı Tercih Etme

Kurumsal satın alma açısından risklidir.

10. Kapasitesi Hakkında Net Bilgi Verememe

Büyük veya dönemsel siparişlerde sorun yaratabilir.

Tek bir kırmızı bayrak her zaman tedarikçiyi elemek anlamına gelmez.

Ancak:

araştırılması gereken bir sinyaldir.

Aşırı Düşük Fiyat Neden Kırmızı Bayrak Olabilir?

Üç teklif:

A:

100 TL

B:

102 TL

C:

63 TL

C gerçekten çok verimli bir firma olabilir.

Ama aynı zamanda:

• malzeme kalitesi düşük,
• spesifikasyon farklı,
• servis dahil değil,
• nakliye hariç,
• garanti zayıf,
• teslimat gerçekçi değil

olabilir.

Bu nedenle piyasanın belirgin şekilde altındaki fiyat:

otomatik fırsat

değil,

kontrol edilmesi gereken sapma

olarak görülmelidir.

Tedarikçi Seçildikten Sonra İş Bitmez

En önemli noktalardan biri budur.

Tedarikçi seçim süreci:

“Firmayı seçtik.”

diyerek bitmemelidir.

Asıl soru:

Seçtiğimiz tedarikçi zaman içinde nasıl performans gösteriyor?

olmalıdır.

Bunun için:

Supplier Scorecard — Tedarikçi Performans Kartı

oluşturulabilir.

Tedarikçi Performans Kartında Neler Ölçülebilir?

Örneğin:

Kalite

• kusurlu ürün oranı,
• iade oranı,
• teknik uygunluk,
• kalite tutarlılığı.

Teslimat

• zamanında teslim,
• eksiksiz teslim,
• OTIF,
• lead time.

Fiyat

• fiyat rekabetçiliği,
• fiyat artışları,
• iskonto,
• toplam maliyet.

Hizmet

• cevap süresi,
• sorun çözme,
• teknik destek,
• ulaşılabilirlik.

Ticari Koşullar

• vade,
• ödeme,
• nakliye,
• minimum sipariş.

Bu değerlendirme aylık, üç aylık veya yıllık yapılabilir.

Problem Yaşamak Tedarikçiyi Otomatik Olarak Kötü Yapmaz

Bu önemli bir ayrımdır.

Her tedarikçi bir gün hata yapabilir.

Örneğin:

500 adet havlunun 20 tanesi hatalı geldi.

Asıl değerlendirilmesi gereken:

Tedarikçi ne yaptı?

• Aynı gün geri dönüş yaptı mı?
• Hatalı ürünleri kabul etti mi?
• Yenisini hızlı gönderdi mi?
• Problemin nedenini araştırdı mı?
• Bir sonraki siparişte aynı hata tekrarlandı mı?

Bazen problem yaşandığında çok iyi reaksiyon veren bir tedarikçi, hiç test edilmemiş bir tedarikçiden daha güvenilir hale gelebilir.

Tedarikçi kalitesi yalnızca hata yapmamasıyla değil, hata yaptığında nasıl davrandığıyla da ölçülür.

Tek Tedarikçiye Bağımlılık Riskini Unutmayın

Bazı ürünlerde bir tedarikçi:

• en kaliteli,
• en ucuz,
• en güvenilir

olabilir.

Bu yine de şu soruyu ortadan kaldırmaz:

“Yarın bu firma ürünü sağlayamazsa ne yapacağız?”

Özellikle operasyon açısından kritik ürünlerde:

Second Source — Alternatif Tedarikçi

oluşturmak faydalıdır.

Alternatif Tedarikçi Neden Gereklidir?

Ana tedarikçi:

• üretim problemi yaşayabilir,
• stok problemi yaşayabilir,
• lojistik problemi yaşayabilir,
• fiyatını aşırı artırabilir,
• faaliyetini durdurabilir,
• yoğun sezonda kapasite sağlayamayabilir.

Alternatif tedarikçi yoksa otel:

mecbur alıcı

haline gelir.

Bu durum hem fiyat hem operasyon açısından risktir.

Alternatif Tedarikçiyi Son Dakikada Aramayın

Yanlış yöntem:

Ana tedarikçi ürünü gönderemedi.

Google'a girdik.

Yeni firma bulduk.

Acil sipariş verdik.

Bu noktada:

• kaliteyi bilmiyorsunuz,
• teslimatı bilmiyorsunuz,
• firmanın güvenilirliğini bilmiyorsunuz.

Daha sağlıklı yöntem:

önceden alternatif tedarikçi belirlemek ve mümkünse küçük pilot siparişle test etmektir.

Alternatif Tedarikçi Biraz Daha Pahalı Olabilir

Örneğin:

Ana tedarikçi:

100 TL

Alternatif:

105 TL

Aradaki fark:

%5

Bu fark bazı kritik ürünlerde tedarik güvenliği açısından kabul edilebilir olabilir.

Çünkü alternatif tedarikçinin amacı her zaman ana tedarikçinin yerini almak değildir.

Amaç:

tedarik zinciri kesildiğinde hazır bir ikinci kaynak bulundurmaktır.

Tedarik Kesintisinin Maliyetini Hesaba Katın

Bir ürünün satın alma maliyeti:

20.000 TL

olabilir.

Ancak ürün gelmediğinde:

• odalar satışa açılamıyorsa,
• restoran açılamıyorsa,
• housekeeping çalışamıyorsa,
• teknik sistem devreye alınamıyorsa

gerçek zarar satın alma bedelinden çok daha yüksek olabilir.

Bu nedenle:

Tedarikçi riskini yalnızca ürün fiyatıyla ölçmeyin; ürünün gelmemesinin maliyetini de düşünün.

Kritik Tedarikçileri Sınıflandırın

Her tedarikçi aynı öneme sahip değildir.

Örneğin basit bir sınıflandırma yapılabilir:

Kritik Tedarikçi

Operasyon durabilir veya ciddi etkilenebilir.

Stratejik Tedarikçi

Yüksek harcama veya marka/kalite açısından önemlidir.

Standart Tedarikçi

Kolay ikame edilebilir.

Düşük Riskli Tedarikçi

Piyasada çok sayıda alternatifi vardır.

Bu sınıflandırma tedarikçi yönetiminde ne kadar kontrol uygulanacağını belirlemeye yardımcı olur.

Kritik Ürün + Tek Tedarikçi = Yüksek Risk

Özellikle şu kombinasyon dikkat gerektirir:

Ürün kritik

ve

yalnızca bir tedarikçi var.

Bu durumda:

• güvenlik stoğu,
• alternatif tedarikçi,
• daha güçlü sözleşme,
• daha sık performans kontrolü

gibi önlemler düşünülebilir.

Tedarikçi Sözleşmesi Ne Zaman Gerekir?

Her küçük satın alma için uzun sözleşme hazırlamak gerekli değildir.

Ancak:

• yüksek hacimli,
• yüksek maliyetli,
• uzun süreli,
• özel üretim,
• kritik,
• servis gerektiren

tedariklerde yazılı sözleşme önem kazanır.

Sözleşme yalnızca:

“Ürün kaç TL?”

sorusunu cevaplamamalıdır.

Aynı zamanda:

• ürün standardı,
• fiyat,
• teslimat,
• ödeme,
• garanti,
• servis,
• sorumluluklar,
• performans beklentileri,
• fesih koşulları

gibi konuları tanımlamalıdır.

İyi sözleşmenin amacı yalnızca sorun çıktığında hak aramak değil, sorun çıkmadan önce tarafların ne yapacağını netleştirmektir.

Tedarikçiyi Her Yıl Yeniden Değerlendirin

Bir tedarikçi üç yıl önce çok iyi olabilir.

Bu bugün de çok iyi olduğu anlamına gelmez.

Zaman içinde:

• kalite düşebilir,
• fiyat rekabetçiliği kaybolabilir,
• servis bozulabilir,
• yeni rakipler çıkabilir,
• işletmenin ihtiyaçları değişebilir.

Bu nedenle kritik tedarikçiler için dönemsel değerlendirme yapılabilir.

Örneğin yıllık toplantıda:

• geçmiş performans,
• kalite sorunları,
• OTIF,
• fiyat değişimleri,
• gelecek yıl hacmi,
• yeni ihtiyaçlar,
• ticari koşullar

görüşülebilir.

Tedarikçiyi Otomatik Yenilemeyin

Uzun yıllardır çalışılıyor olması tek başına yeterli neden değildir.

Sözleşme yenileme öncesinde şu sorular sorulabilir:

• Kalite hâlâ iyi mi?
• Fiyat hâlâ rekabetçi mi?
• Teslimat performansı nasıl?
• Sorunları çözüyor mu?
• Alternatif var mı?
• Piyasa değişti mi?
• Yeniden teklif almak gerekir mi?

Tedarikçi ilişkilerinde sadakat değerlidir.

Ama:

kontrolsüz alışkanlık satın alma sistemi değildir.

Örnek Tedarikçi Yenileme Kararı

Ardından karar:

• Yenile
• Şartlı yenile
• Gelişim planı iste
• Alternatif oluştur
• Pasife al
• Ele

şeklinde verilebilir.

Bu yaklaşım tedarikçi ilişkisini kişisel ilişkiden çıkarıp kurumsal sisteme dönüştürür.

Otel Tedarikçisi Seçerken Sorulacak 25 Soru

Bir tedarikçiyle çalışmadan önce şu sorular faydalı olabilir:

1. Kaç yıldır faaliyet gösteriyorsunuz?
2. Benzer otellerle çalışıyor musunuz?
3. Referans verebilir misiniz?
4. Ürünün teknik özellikleri nedir?
5. Numune sağlayabilir misiniz?
6. Ürünün standardı siparişler arasında değişiyor mu?
7. Normal teslim süreniz nedir?
8. Yoğun sezonda teslim süresi değişiyor mu?
9. Minimum sipariş miktarı nedir?
10. Aylık kapasiteniz nedir?
11. Ürünü stokta mı tutuyorsunuz?
12. Acil sipariş karşılayabilir misiniz?
13. Nakliye dahil mi?
14. Montaj dahil mi?
15. Ödeme koşulları nelerdir?
16. Fiyat ne kadar süre geçerli?
17. Fiyat artışı nasıl belirleniyor?
18. Garanti süresi nedir?
19. Garanti tam olarak neyi kapsıyor?
20. Servis ağınız var mı?
21. Müdahale süreniz nedir?
22. Yedek parça sağlıyor musunuz?
23. Kusurlu ürünlerde değişim prosedürü nedir?
24. İade koşulları nelerdir?
25. Sorun çıktığında bizim ana muhatabımız kim olacak?

Bu soruların cevapları fiyat teklifinden bazen daha değerlidir.

Tedarikçi Seçimi İçin 10 Karar Kapısı

Karar Kapısı 1 — Teknik Uygunluk

Ürün şartnameyi karşılıyor mu?

Karar Kapısı 2 — Kalite

Ürün otelin kalite standardına uygun mu?

Karar Kapısı 3 — Süreklilik

Aynı kalite tekrar sağlanabilir mi?

Karar Kapısı 4 — Kapasite

Tedarikçi ihtiyacımız olan hacmi karşılayabilir mi?

Karar Kapısı 5 — Teslimat

İhtiyacımız olan zamanda teslim edebilir mi?

Karar Kapısı 6 — Hizmet

Sorun çıktığında destek verebilir mi?

Karar Kapısı 7 — Ticari Koşullar

Fiyat, vade ve diğer şartlar uygun mu?

Karar Kapısı 8 — Toplam Maliyet

Gerçek TCO rekabetçi mi?

Karar Kapısı 9 — Risk

Tedarikçiye bağımlılık kabul edilebilir mi?

Karar Kapısı 10 — Alternatif

Bu tedarikçi çalışamazsa B planımız var mı?

Bu on kapıdan geçemeyen tedarikçi yalnızca ucuz olduğu için seçilmemelidir.

Tedarikçi Seçim Checklist'i

Firma

• ☐ Firma bilgileri doğrulandı.
• ☐ Faaliyet geçmişi incelendi.
• ☐ Kapasitesi değerlendirildi.
• ☐ Referansları kontrol edildi.
• ☐ Gerekli belgeleri kontrol edildi.

Ürün

• ☐ Teknik şartnameye uygun.
• ☐ Numune alındı.
• ☐ Numune onaylandı.
• ☐ Kalite standardı tanımlı.
• ☐ Kalite sürekliliği değerlendirildi.

Teslimat

• ☐ Lead time belli.
• ☐ Yoğun sezon kapasitesi belli.
• ☐ Minimum sipariş belli.
• ☐ Nakliye koşulları belli.
• ☐ Teslimat performansı değerlendirildi.

Ticari

• ☐ Birim fiyat belli.
• ☐ İskonto belli.
• ☐ Vade belli.
• ☐ Fiyat geçerlilik süresi belli.
• ☐ Nakliye maliyeti belli.
• ☐ Montaj maliyeti belli.
• ☐ Minimum sipariş maliyeti belli.
• ☐ Toplam maliyet hesaplandı.

Servis

• ☐ Garanti koşulları belli.
• ☐ Servis sistemi belli.
• ☐ Müdahale süresi belli.
• ☐ Yedek parça durumu belli.
• ☐ Teknik destek mevcut.

Risk

• ☐ Tek tedarikçi riski değerlendirildi.
• ☐ Alternatif tedarikçi araştırıldı.
• ☐ Kritik ürünler belirlendi.
• ☐ Gerekirse pilot sipariş yapıldı.

Performans

• ☐ Supplier Scorecard oluşturuldu.
• ☐ Kalite ölçülüyor.
• ☐ OTIF takip ediliyor.
• ☐ Fiyat performansı takip ediliyor.
• ☐ Sorun çözme performansı ölçülüyor.
• ☐ Tedarikçi dönemsel olarak yeniden değerlendiriliyor.

Tedarikçi Seçim Sisteminin Tam Akışı

Profesyonel yaklaşımı tek zincirde toplarsak:

İhtiyaç → Teknik Şartname → Tedarikçi Araştırması → Ön Yeterlilik → Teklif Talebi → Teknik Değerlendirme → Numune / Test → Ticari Karşılaştırma → TCO Analizi → Risk Değerlendirmesi → Tedarikçi Puanlama → Onay → Pilot Sipariş → Ana Sipariş → Teslimat → Kalite Kontrol → Performans Ölçümü → Dönemsel Yeniden Değerlendirme

Bu sistem kurulduğunda tedarikçi seçimi:

“Hangisi daha ucuz?”

sorusundan çıkar.

“Hangisi otel için daha fazla değer ve daha az risk yaratıyor?”

sorusuna dönüşür.

Sonuç

Otel için doğru tedarikçiyi seçmek yalnızca iyi fiyat almak değildir.

Doğru tedarikçi:

doğru ürünü verir,

aynı kaliteyi korur,

zamanında teslim eder,

eksiksiz teslim eder,

yoğun sezonda sizi yalnız bırakmaz,

sorun çıktığında ulaşılabilir olur,

ürünün arkasında durur,

fiyat politikasını şeffaf yönetir

ve

işletmenin operasyonel riskini azaltır.

Bu nedenle satın alma kararında yalnızca ürün satın almıyoruz.

Bir anlamda:

tedarikçinin güvenilirliğini de satın alıyoruz.

Ve belki de tedarikçi seçimindeki en önemli prensip şudur:

En ucuz tedarikçi her zaman en düşük maliyetli tedarikçi değildir.

Profesyonel otel satın alma sistemi:

Fiyat + Kalite + Teslimat + Kapasite + Hizmet + Garanti + Ticari Koşullar + Toplam Maliyet + Risk

bütününü değerlendirir.

Çünkü uzun vadede iyi tedarikçi yalnızca satın alma maliyetini düşürmez.

Operasyonu daha öngörülebilir, daha güvenli ve daha sürdürülebilir hale getirir.

Otel Yatırım Rehberi — Cilt IV: Satın Alma ve Donanım

Tedarikçi ön yeterliliğinden teklif karşılaştırmasına, Supplier Scorecard sisteminden OTIF ölçümüne; tedarikçi sözleşmeleri, kalite performansı, alternatif tedarikçi yönetimi ve tedarik riskine kadar satın alma sisteminin tamamını Otel Yatırım Rehberi — Cilt IV: Satın Alma ve Donanım içerisinde daha ayrıntılı ele alıyorum.