Otel Satın Almalarında En Ucuz Teklif Neden Her Zaman En İyi Teklif Değildir?

Bir otel yatırımı yapıyorsunuz.

Aynı ürün için üç teklif aldınız:

Tedarikçi A: 100.000 TL
Tedarikçi B: 108.000 TL
Tedarikçi C: 115.000 TL

Excel tablosuna yalnızca fiyatları yazarsanız kazanan bellidir:

Tedarikçi A.

Peki gerçekten öyle mi?

A'nın fiyatına nakliye dahil değilse?

B 60 gün vade veriyorsa?

A ürünü 30 günde, B 5 günde teslim ediyorsa?

A'nın garantisi 1 yıl, B'nin 2 yıl ise?

A'nın ürünü ortalama 3 yılda, B'nin ürünü 6 yılda yenileniyorsa?

A'nın teknik servisi başka şehirde, B'nin servisi otelinizin bulunduğu bölgede ise?

A'nın ekipmanı daha fazla enerji tüketiyorsa?

A'nın minimum sipariş miktarı ihtiyacınızın beş katıysa?

Bu noktada artık:

100.000 TL ile 108.000 TL'yi

karşılaştırmıyoruz.

Aslında iki farklı:

toplam maliyet + operasyonel değer + risk paketini

karşılaştırıyoruz.

Otel satın almalarında en sık yapılan hatalardan biri tam olarak budur:

En düşük fiyatı, en iyi teklif zannetmek.

Oysa profesyonel satın almada amaç en ucuz ürünü bulmak değildir.

Amaç:

İhtiyaç duyulan kaliteyi, kabul edilebilir riskle ve mümkün olan en doğru toplam maliyetle satın almaktır.

Ucuz Fiyat ile Ekonomik Satın Alma Aynı Şey Değildir

Öncelikle iki kavramı birbirinden ayırmak gerekir.

Ucuz ürün

Satın alma anında daha düşük bedel ödediğiniz üründür.

Ekonomik ürün

Kullanım ömrü boyunca işletmeye daha düşük toplam maliyet yaratan üründür.

Bu ikisi bazen aynı ürün olabilir.

Ama her zaman değildir.

Örneğin iki sandalye düşünelim.

Sandalye A

Satın alma fiyatı:

3.000 TL

Ortalama kullanım ömrü:

3 yıl

Sandalye B

Satın alma fiyatı:

4.500 TL

Ortalama kullanım ömrü:

6 yıl

İlk bakışta B %50 daha pahalıdır.

Ancak basitleştirilmiş yıllık maliyet hesabıyla:

A = 3.000 / 3 = 1.000 TL/yıl

B = 4.500 / 6 = 750 TL/yıl

Bu örnekte daha pahalı sandalye uzun vadede daha ekonomik olabilir.

Buradaki rakamlar örnektir.

Ama mantık önemlidir:

Satın alma fiyatı ürünün maliyetinin yalnızca başlangıcıdır.

Teklif Fiyatı ile Toplam Satın Alma Değeri Arasındaki Fark

Profesyonel satın almada yalnızca:

“Kaç TL?”

sorulmamalıdır.

Şunlar da sorulmalıdır:

• Ne kalitede?
• Nakliye dahil mi?
• Montaj dahil mi?
• Ne zaman teslim edilecek?
• Ödeme ne zaman yapılacak?
• Garanti ne kadar?
• Servis var mı?
• Minimum sipariş miktarı nedir?
• Ne kadar dayanacak?
• Kullanırken ne kadar enerji tüketecek?
• Bakımı ne kadar?
• Yedek parçası bulunuyor mu?
• Arızalandığında operasyon ne kadar etkilenecek?

Bu nedenle satın alma kararında karşılaştırılması gereken şey:

teklif fiyatı değil, toplam satın alma değeridir.

Aynı Ürün İçin İki Teklif Örneği

Şöyle bir tablo düşünelim:

Yalnızca ilk satıra bakarsanız:

A kazanır.

Fakat bütün tabloya baktığınızda sonuç değişebilir.

A'nın doğrudan maliyeti bile:

100 + 10 = 110 TL

olmuştur.

B ise:

108 TL

ve buna ek olarak:

• daha uzun vade,
• daha hızlı teslimat,
• daha uzun garanti,
• daha yüksek kalite

sunmaktadır.

Dolayısıyla:

daha yüksek teklif fiyatı veren B, işletme açısından daha avantajlı teklif olabilir.

İlk Kural: Aynı Şeyi Karşılaştırdığınızdan Emin Olun

Teklif karşılaştırmasının en önemli kurallarından biri budur.

İki fiyatı karşılaştırmadan önce:

tekliflerin kapsamını eşitleyin.

Örneğin:

Tedarikçi A:

100 adet sandalye — 500.000 TL

Tedarikçi B:

100 adet sandalye — 525.000 TL

A daha ucuz görünüyor.

Ama A teklifinde:

• nakliye hariç,
• montaj hariç,
• kata taşıma hariç

B teklifinde ise bunların tamamı dahil olabilir.

Bu durumda:

500.000 TL ile 525.000 TL doğrudan karşılaştırılamaz.

Teklifleri Karşılaştırmadan Önce Kontrol Edilecek 12 Nokta

İki tedarikçi aynı şeyi teklif etmiyorsa fiyat farkının bir anlamı olmayabilir.

Karşılaştırılabilir hale getirilmemiş teklifler arasında “en ucuz” diye bir şey yoktur.

Otel Satın Almalarında Gizli Maliyetler Nerede Oluşur?

Bir satın almanın gerçek maliyeti çoğu zaman faturada görünmez.

Örneğin bir ürünün fiyatı:

100.000 TL

olabilir.

Fakat bunun üzerine:

• 8.000 TL nakliye,
• 5.000 TL montaj,
• 3.000 TL kurulum,
• 10.000 TL ilk bakım,
• 6.000 TL yedek parça,
• 4.000 TL ek sarf

gelirse gerçek maliyet:

136.000 TL

olur.

Dolayısıyla satın alma departmanının görevi yalnızca:

fatura fiyatını düşürmek

değildir.

Görevi:

toplam maliyeti kontrol etmektir.

TCO Nedir?

Bu noktada otel yatırımcılarının bilmesi gereken önemli kavramlardan biri:

TCO — Total Cost of Ownership

Türkçesiyle:

Toplam Sahip Olma Maliyeti

TCO, bir ürünün satın alındığı andan kullanım ömrünün sonuna kadar işletmeye yarattığı toplam maliyeti anlamaya çalışır.

Basitleştirilmiş şekilde:

TCO = Satın Alma + Teslimat + Kurulum + İşletme + Bakım + Onarım + Sarf + Yenileme – Kurtarma Değeri

Her ürün için bütün kalemler bulunmayabilir.

Ama özellikle uzun ömürlü ve teknik ekipmanlarda bu yaklaşım son derece değerlidir.

300.000 TL'lik Makine mi, 400.000 TL'lik Makine mi?

Örneğin iki profesyonel çamaşır makinesi düşünelim.

8 yıllık kullanım için örnek hesap:

İlk satın alma kararında:

Makine A 100.000 TL daha ucuzdur.

Fakat kullanım ömrü boyunca:

Makine B 270.000 TL daha düşük toplam maliyet yaratmaktadır.

Yani 400.000 TL'lik makine:

daha pahalı satın alınmış ama daha ekonomik kullanılmıştır.

Otel yatırımında özellikle teknik ekipmanlarda bakılması gereken fark budur.

1. Nakliye Maliyeti

Teklifte ilk kontrol edilmesi gereken gizli maliyetlerden biridir.

Örneğin:

A:

100.000 TL + 12.000 TL nakliye

B:

108.000 TL nakliye dahil

Gerçek karşılaştırma:

A = 112.000 TL

B = 108.000 TL

Artık en ucuz teklif değişmiştir.

2. Montaj ve Kurulum

Özellikle:

• mobilya,
• profesyonel mutfak ekipmanı,
• teknik ekipman,
• elektronik sistem,
• çamaşırhane ekipmanı

gibi satın almalarda montaj ve kurulum önemli maliyet yaratabilir.

Şunu mutlaka sorun:

Fiyata montaj dahil mi?

Dahil değilse:

kim yapacak ve ne kadar tutacak?

3. Ödeme Vadesi

Fiyat satın almanın görünen maliyetidir.

Vade ise nakit akışını etkiler.

Örneğin:

A:

100.000 TL — peşin

B:

103.000 TL — 60 gün

Hangisi daha avantajlı?

Cevap otomatik olarak A değildir.

İşletmenin:

• nakit durumu,
• finansman maliyeti,
• açılış bütçesi,
• diğer ödemeleri

düşünülmelidir.

Özellikle otel açılışında onlarca farklı satın alma aynı döneme yığıldığı için ödeme planı yatırımcının sermaye ihtiyacını ciddi şekilde etkileyebilir.

4. Minimum Sipariş Miktarı — MOQ

Bir başka görünmeyen maliyet:

MOQ — Minimum Order Quantity

yani minimum sipariş miktarıdır.

Örneğin:

Tedarikçi A:

100 TL/adet — minimum 50 adet

Tedarikçi B:

90 TL/adet — minimum 500 adet

B %10 daha ucuz görünmektedir.

Ama ihtiyacınız yalnızca 50 adetse:

A:

50 × 100 = 5.000 TL

B:

500 × 90 = 45.000 TL

Birim fiyat daha ucuzdur.

Ama işletmeden çıkan para çok daha yüksektir.

Üstelik fazladan ürün:

• depo alanı kullanır,
• sermaye bağlar,
• eskime riski taşır,
• bozulabilir,
• modası geçebilir,
• standardı değişebilir.

Bu nedenle:

Düşük birim fiyat bazen yüksek stok maliyetinin maskesidir.

5. Kalite Maliyeti

Ucuz ürünün kalite seviyesi düşükse başka maliyetler ortaya çıkabilir.

Örneğin:

• daha fazla kırılma,
• daha fazla fire,
• daha sık değiştirme,
• daha fazla misafir şikâyeti,
• daha fazla housekeeping zamanı,
• daha fazla bakım

gibi.

Bir bardak %20 daha ucuz olabilir.

Ama iki kat hızlı kırılıyorsa gerçekten ucuz mudur?

Bir havlu %15 daha ucuz olabilir.

Ama yıkama ömrü yarı yarıya düşükse?

Bir sandalye %25 daha ucuz olabilir.

Ama ikinci yılda döşemesi ve mekanizması bozuluyorsa?

Bu nedenle kaliteyi yalnızca estetik olarak değil:

maliyet unsuru olarak da görmek gerekir.

6. Kullanım Ömrü

Otel satın almalarında önemli ölçülerden biri:

Cost per Use — Kullanım Başına Maliyet

olabilir.

Örneğin:

Ürün A:

300 TL

Kullanım ömrü:

50 kullanım

Kullanım başına maliyet:

300 / 50 = 6 TL

Ürün B:

450 TL

Kullanım ömrü:

100 kullanım

Kullanım başına maliyet:

450 / 100 = 4,50 TL

B %50 daha pahalı satın alınmıştır.

Ama kullanım başına:

%25 daha ucuzdur.

Özellikle:

• tekstil,
• porselen,
• cam,
• mutfak ekipmanı,
• housekeeping ekipmanı

gibi yoğun kullanılan ürünlerde bu bakış açısı değerlidir.

7. Enerji Tüketimi

Teknik ekipmanlarda satın alma fiyatından çok daha büyük maliyetlerden biri zaman içinde enerji olabilir.

Örneğin:

• klima,
• buzdolabı,
• minibar,
• çamaşır makinesi,
• kurutma makinesi,
• bulaşık makinesi,
• pompa,
• profesyonel mutfak ekipmanı

yıllarca çalışabilir.

Bu durumda:

100.000 TL daha ucuz ekipman

kullanım ömrü boyunca:

200.000 TL daha fazla enerji

tüketiyorsa ucuz değildir.

Bu nedenle teknik ekipmanda:

CAPEX kararını OPEX'ten bağımsız vermemek gerekir.

8. Bakım Maliyeti

Bazı ürünler satın alındığında ucuzdur.

Ama sürekli bakım ister.

Örneğin iki ekipman:

A:

200.000 TL satın alma + yıllık 40.000 TL bakım

B:

250.000 TL satın alma + yıllık 15.000 TL bakım

5 yıllık basitleştirilmiş hesap:

A:

200.000 + (40.000 × 5) = 400.000 TL

B:

250.000 + (15.000 × 5) = 325.000 TL

İlk gün B daha pahalıdır.

Beş yıl sonunda A daha pahalıdır.

9. Yedek Parça Maliyeti ve Bulunabilirliği

Bir ekipmanın yedek parçası:

• çok pahalı,
• sürekli stok dışı,
• yalnızca ithalatla gelen,
• tek distribütöre bağlı

olabilir.

Bu durumda düşük satın alma fiyatı ileride yüksek işletme riski yaratabilir.

Şu sorular sorulmalıdır:

• Kritik yedek parçalar neler?
• Türkiye'de bulunuyor mu?
• Ortalama teslim süresi ne?
• Fiyatları ne?
• Kaç yıl destek verilecek?

10. Servis Maliyeti

İki ekipman aynı özelliklere sahip olabilir.

Ama:

A'nın servisi 72 saatte,

B'nin servisi 12 saatte

müdahale edebilir.

Bir ofis yazıcısında bu fark önemsiz olabilir.

Ama:

• ana mutfak buzdolabı,
• çamaşırhane makinesi,
• sıcak su sistemi,
• oda kilit sistemi

gibi kritik ekipmanlarda 60 saatlik fark operasyonel olarak çok değerlidir.

Dolayısıyla servis:

satın alma kararının bir parçasıdır.

11. Arıza ve Operasyon Kesintisi Maliyeti

En tehlikeli gizli maliyetlerden biri budur.

Örneğin ekipman arızalandığında:

5.000 TL servis faturası

çıkabilir.

Ancak gerçek zarar yalnızca 5.000 TL olmayabilir.

Arıza nedeniyle:

• oda satışa kapatılmış,
• mutfak üretimi durmuş,
• çamaşırhane aksatılmış,
• personel fazladan çalışmış,
• acil dış hizmet alınmış

olabilir.

Bu nedenle:

Arızanın maliyeti ile tamirin maliyeti aynı şey değildir.

12. Teslimat Gecikmesinin Maliyeti

Otel açılışında bu konu çok daha önemlidir.

Örneğin bir ürün:

50.000 TL daha ucuz

ama:

30 gün geç teslim ediliyor.

Eğer bu ürün nedeniyle:

• 5 oda açılamıyorsa,
• restoran devreye alınamıyorsa,
• operasyon erteleniyorsa

50.000 TL tasarrufun hiçbir anlamı kalmayabilir.

Bazı ürünlerde:

teslimat tarihi fiyat kadar önemlidir.

13. Garanti Süresi

İki teklif:

A:

100.000 TL — 1 yıl garanti

B:

108.000 TL — 3 yıl garanti

Aradaki fark:

8.000 TL

Garanti süresinin uzaması gelecekteki:

• servis,
• parça,
• işçilik,
• arıza

risklerinin bir bölümünü tedarikçiye aktarabilir.

Bu nedenle garanti:

bedelsiz bir dipnot değil, ekonomik değeri olan bir ticari koşuldur.

14. Fire ve Kayıp Oranı

Ucuz ürün daha fazla fire yaratabilir.

Örneğin:

A ürünü:

10 TL

Fire:

%10

B ürünü:

11 TL

Fire:

%2

1.000 kullanılabilir ürün ihtiyacında gerçek maliyet karşılaştırması sadece:

10 TL vs. 11 TL

değildir.

Fire de hesaplanmalıdır.

Özellikle yüksek tüketimli ürünlerde küçük oranlar yıllık bütçede ciddi rakamlara ulaşabilir.

15. Personel Zamanı

Bazı ucuz ürünler çalışanlara daha fazla iş çıkarabilir.

Örneğin:

• zor temizlenen ekipman,
• sürekli ayar isteyen cihaz,
• zor doldurulan dispenser,
• karmaşık stok sistemi,
• sık arızalanan makine

personel zamanı tüketir.

Bu maliyet faturada görünmez.

Ama işletmenin bordrosunda vardır.

16. Yenileme Maliyeti

Ucuz ürünün daha sık yenilenmesi gerekebilir.

Örneğin:

Ürün A

100.000 TL

3 yılda yenileniyor.

Ürün B

150.000 TL

7 yıl kullanılıyor.

10 yıllık perspektifte yalnızca ilk satın alma fiyatına bakmak yanlış karar yaratabilir.

Bu nedenle özellikle FF&E ürünlerinde:

replacement cycle — yenileme döngüsü

dikkate alınmalıdır.

“Pahalı Olanı Alın” Demiyorum

Burada önemli bir yanlış anlaşılmayı önlemek gerekir.

Bu yazının mesajı:

“Ucuz ürün kötüdür.”

değildir.

Aynı şekilde:

“Pahalı ürün daha iyidir.”

de değildir.

Çok pahalı ürün satın almak da kötü satın alma olabilir.

Örneğin misafirin hiç fark etmeyeceği bir alanda:

• gereksiz premium marka,
• gereksiz teknik özellik,
• gereksiz kapasite,
• gereksiz tasarım detayı

için para ödemek yatırım verimliliğini düşürür.

Doğru soru:

“Bu ihtiyacı karşılayan en doğru kalite seviyesini hangi toplam maliyetle satın alıyoruz?”

olmalıdır.

Otelde Her Ürüne Aynı Satın Alma Mantığı Uygulanmamalıdır

Bu konu özellikle önemlidir.

Otel ürünlerini kabaca üç grupta düşünebiliriz.

1. Misafirin Doğrudan Deneyimlediği Ürünler

Örneğin:

• yatak,
• yastık,
• havlu,
• duş deneyimi,
• oda mobilyasının temas noktaları,
• kahve,
• buklet.

Burada:

kalite ve misafir deneyimi

daha yüksek ağırlık taşıyabilir.

2. Operasyonel ve Teknik Ekipmanlar

Örneğin:

• çamaşırhane,
• mutfak,
• klima,
• pompa,
• teknik sistemler.

Burada:

TCO + servis + enerji + bakım + arıza riski

öne çıkar.

3. Misafirin Görmediği Düşük Riskli Ürünler

Burada gereksiz premium harcamadan kaçınılabilir.

Bu ürünlerde:

maliyet verimliliği

daha yüksek ağırlık taşıyabilir.

Dolayısıyla iyi satın alma:

her yerde en pahalı ürünü almak değildir.

Doğru yerde doğru kaliteye para harcamaktır.

Birim Fiyat Tuzağı

Satın alma departmanlarının en sık düştüğü tuzaklardan biri:

unit price — birim fiyat

odaklı düşünmektir.

Örneğin:

A:

90 TL/adet

B:

100 TL/adet

A %10 ucuz.

Ama A:

• minimum 1.000 adet,
• peşin,
• nakliye hariç.

B:

• minimum 100 adet,
• 60 gün vade,
• nakliye dahil.

Yıllık ihtiyacınız 200 adet ise:

90 TL'lik ürün aslında sizin için pahalı seçenek olabilir.

Bu nedenle birim fiyat hiçbir zaman tek başına karar kriteri olmamalıdır.

“Üç Teklif Aldık” Demek Yeterli Değildir

Bir otelde sık duyulan cümlelerden biri:

“Üç yerden fiyat aldık.”

Bu iyi bir başlangıçtır.

Ama profesyonel satın alma sistemi değildir.

Çünkü üç teklif:

• aynı teknik şartnameye,
• aynı miktara,
• aynı teslimat kapsamına,
• aynı garantiye,
• aynı ödeme koşuluna

dayanmıyorsa karşılaştırma yanıltıcı olabilir.

Profesyonel yaklaşım:

Aynı kapsam → Aynı şartname → Aynı ölçüm kriterleri → Karşılaştırma → Toplam maliyet → Risk → Karar

şeklinde olmalıdır.

Teklif Karşılaştırma Tablosu Nasıl Olmalı?

Örneğin:

Bu tablo satın alma kararını:

kişisel kanaatten

çıkarıp:

ölçülebilir karara

dönüştürür.

Fiyat Farkını Yüzde Olarak Görün

Örneğin:

A:

1.000.000 TL

B:

1.080.000 TL

Aradaki fark:

80.000 TL

İlk bakışta büyük görünebilir.

Ama oran:

%8

dir.

Şimdi şu soruyu sorun:

B'nin:

• daha uzun ömrü,
• daha düşük enerji tüketimi,
• daha güçlü servisi,
• daha uzun garantisi,
• daha düşük arıza riski

bu %8'i karşılıyor mu?

Eğer cevap evetse:

%8 daha pahalı satın almak ekonomik olarak doğru karar olabilir.

Tasarrufun Nereden Geldiğini Anlayın

Bir tedarikçi diğerinden %25 daha ucuzsa:

neden?

Bu çok önemli bir sorudur.

Fark şuradan geliyor olabilir:

• daha verimli üretim,
• yüksek hacim,
• doğrudan üretici olması,
• daha düşük kâr marjı.

Bunlar olumlu olabilir.

Ama fark şuradan da geliyor olabilir:

• daha düşük malzeme kalitesi,
• eksik hizmet,
• kısa garanti,
• zayıf servis,
• farklı teknik özellik,
• nakliyenin hariç olması,
• düşük dayanıklılık.

Bu nedenle:

Fiyat farkını görmek yetmez; fiyat farkının nedenini anlamak gerekir.

BAFO — Son Teklifi İstemek

Teklifleri karşılaştırdıktan sonra süreç bitmek zorunda değildir.

Özellikle yüksek tutarlı satın almalarda tedarikçilerden:

BAFO — Best and Final Offer

yani:

en iyi ve son teklif

istenebilir.

Örneğin:

“Teknik ve ticari değerlendirmemiz sonucunda teklifiniz uygun bulunmuştur. Nihai fiyat, ödeme ve teslimat koşullarınızı içeren en iyi ve son teklifinizi paylaşmanızı rica ederiz.”

Bu yaklaşım özellikle:

• FF&E,
• OS&E,
• mobilya,
• teknik ekipman,
• büyük açılış satın almaları

gibi yüksek tutarlı kalemlerde pazarlık gücü yaratabilir.

Pazarlığı Sadece Fiyat Üzerinden Yapmayın

Tedarikçi fiyatı düşüremeyebilir.

Ama başka koşulları iyileştirebilir.

Örneğin:

• 30 gün yerine 60 gün vade,
• ücretsiz nakliye,
• ücretsiz montaj,
• garanti uzatma,
• ücretsiz yedek parça paketi,
• ücretsiz eğitim,
• daha hızlı teslimat,
• daha düşük MOQ

sağlayabilir.

Bunların her biri ekonomik değer yaratır.

Bu nedenle:

Satın alma pazarlığı = yalnızca fiyat pazarlığı değildir.

%5 İndirim mi, Daha İyi Garanti mi?

Örneğin 1.000.000 TL'lik teknik ekipman alıyorsunuz.

Tedarikçi size iki seçenek sunuyor:

Seçenek A

%5 indirim.

Tasarruf:

50.000 TL

Seçenek B

Garanti 2 yıldan 5 yıla çıkıyor.

Hangisi daha iyi?

Bunun tek cevabı yoktur.

Ekipmanın:

• arıza olasılığı,
• bakım maliyeti,
• yedek parça maliyeti,
• servis bedeli,
• operasyon için kritiklik seviyesi

incelenmelidir.

Profesyonel satın alma:

indirimin ekonomik değerini diğer ticari koşulların ekonomik değeriyle karşılaştırır.

Ucuz Ürünün Misafir Deneyimine Maliyeti

Bazı maliyetleri Excel'e koymak zordur.

Örneğin:

bir havlu sertleşiyor,

bir yatak rahatsız,

bir duş başlığı kötü çalışıyor,

bir saç kurutma makinesi çok zayıf,

bir sandalye rahatsız.

Bunların doğrudan:

“maliyeti 12.500 TL”

demek kolay değildir.

Ama misafir:

• daha düşük puan verebilir,
• olumsuz yorum yazabilir,
• tekrar gelmeyebilir,
• otelin fiyatını hak etmediğini düşünebilir.

Bu nedenle misafirin doğrudan temas ettiği ürünlerde:

satın alma fiyatı ile algılanan kalite arasındaki ilişki

özellikle önemlidir.

Ucuz Satın Alma Bazen İki Kez Satın Almaktır

Otel yatırımlarında pahalı hatalardan biri:

ilk ürünü ucuz alıp kısa süre sonra değiştirmektir.

İlk ürün:

100.000 TL

Bir yıl sonra yetersiz bulundu.

Yeni ürün:

160.000 TL

Eski ürünün sökülmesi/taşınması:

15.000 TL

Toplam:

275.000 TL

Başlangıçta doğru ürün:

160.000 TL

olsaydı:

115.000 TL daha az harcanmış olabilirdi.

Üstelik bu hesapta:

• operasyon kaybı,
• personel zamanı,
• misafir etkisi

yoktur.

Bu nedenle:

Yanlış ürünü ucuz almak, doğru ürünü pahalı almaktan daha maliyetli olabilir.

Ama Gereksiz Premium Ürün de Aynı Derecede Yanlıştır

Diğer uçta başka hata vardır.

“Kaliteli olsun.”

diyerek ihtiyacın çok üzerinde ürün almak.

Örneğin:

operasyonun ihtiyacı 100 birim kapasiteyken:

300 birim kapasiteli ekipman

almak.

Ya da misafirin hiçbir zaman görmeyeceği bir alanda:

tasarım premium'u

ödemek.

Bu durumda:

• CAPEX yükselir,
• yatırım geri dönüşü uzar,
• gereksiz sermaye bağlanır.

Dolayısıyla hedef:

en ucuz

değil,

en pahalı

da değildir.

Hedef:

Best Value — En İyi Toplam Değer

olmalıdır.

Satın Alma Kararında Üç Soru

Her önemli satın almada şu üç soruyu sormak faydalıdır:

1. Bu ürün ihtiyacımızı gerçekten karşılıyor mu?

Karşılamıyorsa fiyatın önemi yoktur.

2. Kullanım ömrü boyunca bize toplam ne kadara mal olacak?

TCO burada devreye girer.

3. Daha ucuz alternatifi seçersek hangi riski alıyoruz?

Bu risk kabul edilebilir olabilir.

Ama bilinçli alınmalıdır.

Fiyat Farkı ile Risk Farkını Birlikte Değerlendirin

Örneğin:

A:

100.000 TL

B:

105.000 TL

Fark:

5.000 TL

Ama A'da:

• teslimat riski yüksek,
• servis zayıf,
• garanti kısa.

B'de:

• teslimat güvenilir,
• servis güçlü,
• garanti uzun.

Burada aslında şu soruyu soruyorsunuz:

5.000 TL tasarruf etmek için bu riskleri almaya değer mi?

Satın alma kararını çok daha doğru çerçeveleyen soru budur.

Otel Satın Almalarında 10 Karar Kapısı

Karar Kapısı 1 — İhtiyaç

Ürün gerçekten gerekli mi?

Karar Kapısı 2 — Teknik Uygunluk

Teklif edilen ürün şartnameyi karşılıyor mu?

Karar Kapısı 3 — Kapsam

Teklifler gerçekten aynı kapsamı mı içeriyor?

Karar Kapısı 4 — Kalite

Ürünün kalite seviyesi ihtiyacımıza uygun mu?

Karar Kapısı 5 — Toplam Satın Alma Maliyeti

Nakliye, montaj ve diğer maliyetler dahil edildi mi?

Karar Kapısı 6 — TCO

Kullanım ömrü boyunca maliyet nedir?

Karar Kapısı 7 — Ticari Koşullar

Vade, MOQ ve ödeme koşulları nasıl?

Karar Kapısı 8 — Operasyonel Değer

Teslimat, servis ve garanti yeterli mi?

Karar Kapısı 9 — Risk

Ucuz seçeneğin yarattığı ek risk nedir?

Karar Kapısı 10 — Değer

Hangi teklif işletmeye en yüksek toplam değeri sağlıyor?

Son karar bundan sonra verilmelidir.

Teklif Karşılaştırma Checklist'i

Bir satın alma kararını onaylamadan önce:

Teknik

• ☐ Aynı ürün karşılaştırılıyor.
• ☐ Teknik şartname aynı.
• ☐ Miktarlar aynı.
• ☐ Ölçüler aynı.
• ☐ Kalite standardı aynı.

Fiyat

• ☐ Birim fiyat karşılaştırıldı.
• ☐ İskontolar karşılaştırıldı.
• ☐ Nakliye dahil edildi.
• ☐ Montaj dahil edildi.
• ☐ Kurulum dahil edildi.
• ☐ Vergi kapsamı kontrol edildi.

Ticari Koşullar

• ☐ Vade karşılaştırıldı.
• ☐ Ödeme planı karşılaştırıldı.
• ☐ MOQ karşılaştırıldı.
• ☐ Fiyat geçerlilik süresi kontrol edildi.

Operasyon

• ☐ Teslim süresi karşılaştırıldı.
• ☐ Garanti karşılaştırıldı.
• ☐ Servis karşılaştırıldı.
• ☐ Yedek parça karşılaştırıldı.
• ☐ Tedarik kapasitesi değerlendirildi.

Yaşam Döngüsü

• ☐ Kullanım ömrü değerlendirildi.
• ☐ Enerji maliyeti değerlendirildi.
• ☐ Bakım maliyeti değerlendirildi.
• ☐ Sarf maliyeti değerlendirildi.
• ☐ Arıza riski değerlendirildi.
• ☐ Yenileme maliyeti değerlendirildi.

Risk

• ☐ Teslimat riski değerlendirildi.
• ☐ Tedarikçi riski değerlendirildi.
• ☐ Operasyon kesintisi riski değerlendirildi.
• ☐ Alternatif ürün/tedarikçi mevcut.

Son Karar

• ☐ Toplam satın alma maliyeti hesaplandı.
• ☐ Gerekliyse TCO hesaplandı.
• ☐ Teklifler objektif puanlandı.
• ☐ BAFO alındı.
• ☐ Seçilen teklifin gerekçesi kayıt altına alındı.

Profesyonel Teklif Karşılaştırma Akışı

İdeal sistem şöyle kurulabilir:

İhtiyacı Tanımla → Teknik Şartnameyi Hazırla → Aynı Kapsamda Teklif İste → Teklifleri Standardize Et → Birim Fiyatı Karşılaştır → Ek Maliyetleri Ekle → Vade ve Nakit Akışını Değerlendir → Kaliteyi Karşılaştır → Teslimat ve Servisi Karşılaştır → Gerekliyse TCO Hesapla → Riskleri Değerlendir → BAFO / Pazarlık Yap → En Yüksek Toplam Değeri Sağlayan Teklifi Seç → Kararın Gerekçesini Kaydet

Bu sistemin amacı:

daha pahalı ürün satın almak değildir.

Tam tersine:

gerçekte en ekonomik satın alma kararını verebilmektir.

Sonuç

Otel satın almalarında fiyat son derece önemlidir.

Ama:

fiyat tek başına yeterli değildir.

Çünkü ürünün gerçek maliyetini:

• kalite,
• kullanım ömrü,
• nakliye,
• montaj,
• kurulum,
• vade,
• minimum sipariş,
• enerji,
• bakım,
• servis,
• yedek parça,
• arıza,
• fire,
• yenileme,
• teslimat,
• operasyonel risk

birlikte oluşturur.

Bu nedenle iyi satın alma yöneticisinin sorusu:

“Bunu en ucuza nereden alırım?”

değil,

“İhtiyacım olan değeri en düşük toplam maliyet ve kabul edilebilir riskle nasıl satın alırım?”

olmalıdır.

Çünkü:

en ucuz ürün her zaman en ekonomik ürün değildir.

Aynı şekilde:

en pahalı ürün de her zaman en iyi yatırım değildir.

Doğru satın alma kararı:

Doğru Kalite + Doğru Fiyat + Doğru Ticari Koşullar + Doğru Operasyonel Değer + Kabul Edilebilir Risk

dengesidir.

Otel yatırımcısının hedefi:

ucuz satın almak değil, değer satın almak olmalıdır.

Otel Yatırım Rehberi — Cilt IV: Satın Alma ve Donanım

Teklif karşılaştırmasından toplam sahip olma maliyetine, fiyat ve vade yönetiminden tedarikçi performansına; FF&E, OS&E, depo, stok ve açılış satın alma sistemlerine kadar otel satın alma sürecinin tamamını Otel Yatırım Rehberi — Cilt IV: Satın Alma ve Donanım içerisinde daha ayrıntılı ele alıyorum.