Yeni Bir Otel Açarken Unutulmaması Gereken 100 Satın Alma Kalemi

Bir otel açarken en pahalı ürünler genellikle unutulmaz.

Yatak sipariş edilir.

Televizyon alınır.

Klima takılır.

Resepsiyon masası yapılır.

Mutfak ekipmanları kurulur.

Mobilyalar gelir.

Asıl problem çoğu zaman:

küçük ürünlerde

ortaya çıkar.

Televizyon vardır ama kumandası yoktur.

Kahve makinesi vardır ama kapsülü yoktur.

Housekeeping arabası vardır ama temizlik bezleri eksiktir.

Yazıcı vardır ama toner alınmamıştır.

Yatak hazırlanmıştır ama yeterli yedek tekstil yoktur.

Mutfak kurulmuştur ama servis sırasında ihtiyaç duyulan küçük ekipmanların bir kısmı unutulmuştur.

Bunların hiçbiri yatırım bütçesinin en büyük kalemleri değildir.

Ama açılış haftasında:

operasyonu durdurabilecek kadar önemli olabilirler.

Bu nedenle otel açılışında doğru soru:

“Büyük satın almaları tamamladık mı?”

değil,

“İlk misafir geldiğinde otelin gerçekten çalışması için gereken her şey hazır mı?”

olmalıdır.

Aşağıdaki 100 kalem, yeni bir otelin açılış satın alma listesini oluştururken kullanılabilecek pratik bir başlangıç checklist'idir.

Ancak önemli bir uyarı:

Bu liste her otel için birebir kullanılacak evrensel bir alışveriş listesi değildir.

Otelin:

• oda sayısı,
• segmenti,
• konsepti,
• oda tipleri,
• F&B modeli,
• servis standardı,
• havuz/spa yapısı,
• personel organizasyonu,
• teknik altyapısı

listeyi değiştirecektir.

Ama bu 100 kalem size çok daha önemli bir şey sağlar:

Nerelere bakmanız gerektiğini gösterir.

Önce Bir Kural: 100 Kalemi Satın Almak Yetmez

Her ürün için şu sorular ayrıca cevaplanmalıdır:

• Kaç adet gerekiyor?
• Hangi teknik özellikte?
• Hangi kalite seviyesinde?
• Hangi tarihte gerekiyor?
• Tedarikçisi kim?
• Sipariş verildi mi?
• Teslim edildi mi?
• Eksik geldi mi?
• Kurulum gerekiyor mu?
• Kuruldu mu?
• Test edildi mi?
• Yedeği gerekiyor mu?
• Açılış açısından kritik mi?

Dolayısıyla bu makaledeki 100 kalemi:

Opening Procurement Master List

içerisine aktarmak en doğru yöntemdir.

Şimdi oteli bölüm bölüm gezelim.

A. OTEL ODASI — 1–20

Misafirin oteli en uzun süre deneyimlediği alan odadır.

Oda satın alma listesi hazırlanırken yalnızca mobilyalar değil:

uyku + elektronik + depolama + ikram + kullanım + operasyon

birlikte düşünülmelidir.

1. Yatak

Otelin en kritik misafir deneyimi ürünlerinden biridir.

Yalnızca ölçüsü değil:

• konfor,
• sertlik,
• dayanıklılık,
• otel kullanımına uygunluk

değerlendirilmelidir.

2. Baza / Yatak Taşıyıcı Sistem

Yatakla birlikte sistem olarak değerlendirilmelidir.

3. Yatak Başlığı

Oda tasarımının parçasıdır; montaj, temizlik ve kullanım dayanıklılığı da düşünülmelidir.

4. Yatak Koruyucu

Yatağın kullanım ömrünü koruyan küçük fakat önemli tekstil ürünüdür.

5. Yastık

Oda standardına göre adet ve tip belirlenmelidir.

6. Yorgan

Mevsim, iklim ve otel standardına uygun seçilmelidir.

7. Komodin

Oda tipine göre adet değişebilir.

8. Masa / Çalışma veya Servis Masası

Her butik otelde klasik çalışma masası şart değildir; kullanım senaryosuna göre belirlenmelidir.

9. Sandalye / Oda Oturma Elemanı

Oda büyüklüğü ve konseptle birlikte düşünülmelidir.

10. Valizlik — Luggage Rack

Sıklıkla gözden kaçan fakat misafirin gerçekten kullandığı ürünlerden biridir.

11. Gardırop / Açık Askılık Sistemi

Konsepte göre kapalı dolap veya açık askı sistemi kullanılabilir.

12. Elbise Askıları

Dolabın kendisi alınır, askılar unutulabilir.

Adet ve tip standardı belirlenmelidir.

13. Boy Aynası / Oda Aynası

Banyo aynasından bağımsız ihtiyaç değerlendirilmelidir.

14. Televizyon

Oda sayısına ve oda kategorisine göre standardize edilmelidir.

15. TV Kumandası

Küçük ama klasik açılış eksiklerinden biridir.

TV'nin teslim edilmesi:

odanın TV açısından hazır olduğu anlamına gelmez.

16. Oda Kasası

Konsepte göre değerlendirilmeli; montaj ve test tamamlanmalıdır.

17. Minibar / Mini Buzdolabı

Minibar servisi yapılmasa bile soğutucu ihtiyacı ayrıca değerlendirilebilir.

18. Kettle veya Kahve Makinesi

Oda ikram standardına göre belirlenir.

19. Fincan / Kupa / Bardak

Kahve makinesinin yanında servis ekipmanlarının da bulunması gerekir.

20. Oda Çöp Kovası

Küçük, ucuz ve kolay unutulabilen kalemlerden biridir.

B. BANYO VE ODA TEKSTİLİ — 21–35

Banyo ve tekstil ürünlerinde yalnızca oda sayısını kullanmak yeterli değildir.

Özellikle tekstil:

Par Stock

mantığıyla hesaplanmalıdır.

21. Çarşaf

Oda başına bir adet değil, operasyonel par seviyesine göre alınmalıdır.

22. Nevresim / Yorgan Kılıfı

Yatak ölçüsü ve tekstil standardıyla eşleştirilmelidir.

23. Yastık Kılıfı

Yastık adedi × oda sayısı × hedef par dikkate alınmalıdır.

24. Banyo Havlusu

Misafir kapasitesi ve par stock üzerinden hesaplanmalıdır.

25. El / Yüz Havlusu

Otel standardına göre adet belirlenmelidir.

26. Ayak Havlusu / Banyo Paspası

Tekstil satın almasında kolaylıkla gözden kaçabilir.

27. Bornoz

Her otel için zorunlu değildir; segment ve hizmet standardına göre değerlendirilmelidir.

28. Terlik

Tek veya çift kişi kullanım standardı ve oda doluluğu dikkate alınmalıdır.

29. Şampuan

Mini ürün veya dispenser sistemi tercih edilebilir.

30. Duş Jeli

Buklet standardının parçasıdır.

31. Saç Kremi

Segment ve marka standardına göre değerlendirilir.

32. Sabun / El Yıkama Ürünü

Katı sabun veya dispenser sistemi seçilebilir.

33. Tuvalet Kâğıdı

Oda başlangıç standardı ile housekeeping yedek stoğu birlikte planlanmalıdır.

34. Saç Kurutma Makinesi

Oda sayısına göre operasyon adedi yanında gerekli yedek miktarı da değerlendirilebilir.

35. Banyo Çöp Kovası

Basit ama oda açılış kontrolünde mutlaka bulunması gereken üründür.

C. ODA İÇİ İKRAM VE MİSAFİR SARFLARI — 36–45

Bu grupta ürünlerin satın alınması kadar:

ilk stok miktarı

da önemlidir.

36. İçme Suyu

Oda başına complimentary su standardı önceden belirlenmelidir.

37. Kahve

Kapsül, instant veya seçilen diğer sisteme göre stok oluşturulmalıdır.

38. Çay

Çeşit ve adet standardı gereğinden fazla karmaşıklaştırılmamalıdır.

39. Şeker

Oda standardındaki adet belirlenmelidir.

40. Tatlandırıcı

Hedef misafir ve hizmet standardına göre eklenebilir.

41. Süt / Creamer

Kullanılan ürünün saklama koşulları ve raf ömrü dikkate alınmalıdır.

42. Karıştırıcı / Çay Kaşığı

Kahve ve çay alınır ama servis tamamlayıcıları unutulabilir.

43. Peçete

Oda ikram sunum standardının parçası olabilir.

44. Minibar Ürünleri

Ücretli veya ücretsiz minibar modeline göre ilk stok hazırlanmalıdır.

45. Welcome Amenity / Karşılama İkramı

Otel konseptinde varsa ürün, sunum ve replenishment standardı belirlenmelidir.

D. HOUSEKEEPING — 46–58

Bir oda ne kadar iyi tasarlanmış olursa olsun housekeeping sistemi çalışmıyorsa otel çalışmaz.

Bu nedenle housekeeping satın alması açılışın kritik bölümlerinden biridir.

46. Housekeeping Arabası

Otelin büyüklüğüne ve kat yapısına göre adet belirlenmelidir.

47. Elektrikli Süpürge

Operasyon adedi yanında yedek ihtiyacı da değerlendirilebilir.

48. Mop Sistemi

Zemin türlerine uygun seçilmelidir.

49. Kovalar

Renk kodlama veya kullanım alanına göre ayrıştırılabilir.

50. Temizlik Bezleri

Yüzeylere ve kullanım alanlarına göre farklı bez standardı oluşturulabilir.

51. Cam Temizleme Ekipmanı

Cam yüzeylerin yapısına göre gerekli ekipman planlanmalıdır.

52. Genel Yüzey Temizleyici

Housekeeping kimyasal standardının parçasıdır.

53. Banyo / WC Temizlik Kimyasalı

Yüzey uyumluluğu ve kullanım prosedürüyle birlikte seçilmelidir.

54. Cam Temizleme Kimyasalı

Ayrı ürün kullanılıyorsa opening stock'a dahil edilmelidir.

55. Eldiven

Housekeeping sarf stoğunda bulunmalıdır.

56. Çöp Poşetleri

Farklı çöp kovası ölçülerine göre ebatlar belirlenmelidir.

57. Kirli Çamaşır / Linen Torbaları

Temiz ve kirli tekstil akışının ayrılması açısından önemlidir.

58. Housekeeping Depo Kutuları / Organizasyon Ekipmanları

Sarf ve bukletlerin düzenli tutulmasını sağlar.

E. RESEPSİYON VE FRONT OFFICE — 59–67

Resepsiyon açılışında amaç:

masanın güzel görünmesi değil, ilk misafirin eksiksiz check-in ve check-out işleminin yapılabilmesidir.

59. Bilgisayar

PMS ve diğer operasyon ihtiyaçlarına uygun olmalıdır.

60. Monitör

Kullanıcı ve çalışma düzenine göre adet belirlenir.

61. Yazıcı

Operasyon ihtiyacına göre seçilmelidir.

62. Toner / Kartuş

Yazıcı alınırken ilk sarf stoğu unutulmamalıdır.

63. POS Cihazı

Ödeme altyapısıyla birlikte açılış öncesinde test edilmelidir.

64. Telefon

Otelin iletişim yapısına göre gerekli cihazlar planlanmalıdır.

65. Oda Anahtarı / Kartları

Kullanılan kapı sistemine göre yeterli açılış stoğu oluşturulmalıdır.

66. Anahtar / Kart Organizasyon Sistemi

Fiziksel anahtar kullanılan işletmelerde özellikle önemlidir.

67. Resepsiyon Kırtasiye Seti

Örneğin:

• kalem,
• marker,
• makas,
• zımba,
• bant,
• dosya

gibi küçük operasyon malzemeleri açılış listesinde yer almalıdır.

F. KAHVALTI, RESTORAN VE SERVİS — 68–78

Kahvaltı veya restoran hizmeti bulunan otellerde yalnızca mutfağı kurmak yeterli değildir.

Misafire servis yapabilecek:

OS&E sistemi

de hazır olmalıdır.

68. Servis Tabağı

Menü ve servis standardına göre ebatlar belirlenmelidir.

69. Kase

Kahvaltı ve menü ihtiyacına göre seçilmelidir.

70. Çatal

Servis kapasitesi ve devir süresi dikkate alınarak miktar hesaplanmalıdır.

71. Bıçak

Çatal ile aynı servis döngüsünde planlanmalıdır.

72. Kaşık

Tatlı, çay/kahve ve yemek kullanımına göre farklı tipler gerekebilir.

73. Su Bardağı

Kırılma ve servis döngüsü nedeniyle yalnızca sandalye sayısı kadar alınmamalıdır.

74. Çay / Kahve Fincanı

Servis konseptine göre seçilmelidir.

75. Sürahi

Su ve diğer servis ihtiyaçlarına göre planlanabilir.

76. Servis Tepsisi

Oda servisi olmasa bile kahvaltı ve genel servis operasyonunda gerekebilir.

77. Servis Maşası / Servis Kaşığı

Buffet veya masa servis modeline göre çeşitleri belirlenmelidir.

78. Peçete ve Servis Sarfları

İlk servis günü için yeterli opening stock bulunmalıdır.

G. MUTFAK — 79–87

Mutfakta büyük ekipmanlar genellikle proje aşamasında planlanır.

Açılışta daha kolay unutulanlar:

küçük operasyon ekipmanlarıdır.

79. Şef / Mutfak Bıçakları

Kullanım alanlarına göre uygun tipler seçilmelidir.

80. Kesme Tahtaları

Gıda güvenliği ve ürün gruplarına göre sistem kurulmalıdır.

81. Tencere Seti

Menü ve üretim kapasitesine göre boyutlandırılmalıdır.

82. Tava Seti

Kullanım yoğunluğu ve pişirme ekipmanlarıyla uyumlu olmalıdır.

83. Gastronorm Küvetler

Hazırlık, saklama ve servis sisteminin önemli küçük ekipmanlarıdır.

84. Saklama Kapları

Kuru ve soğuk depolama için uygun ürünler seçilmelidir.

85. Maşa / Spatula / Kepçe

Küçük görünür ama mutfağın günlük operasyonu için kritiktir.

86. Ölçü Kabı / Mutfak Ölçüm Ekipmanları

Standart reçete ve üretim kontrolü açısından faydalıdır.

87. Süzgeç / Hazırlık Küçük Ekipmanları

Menüye göre ihtiyaç duyulan küçük hazırlık ekipmanları ayrıca listelenmelidir.

H. TEKNİK VE BAKIM — 88–94

Teknik ekipmanda amaç büyük bir atölye kurmak değildir.

Ama otelin günlük küçük arızalara müdahale edebilecek temel kapasitesi olmalıdır.

88. Tornavida Seti

Farklı başlık ve ölçüler değerlendirilmelidir.

89. Pense / El Aleti Seti

Temel teknik müdahaleler için.

90. Matkap / Şarjlı Vidalama

Otelin bakım modeline göre değerlendirilebilir.

91. Merdiven

Tavan, aydınlatma ve yüksek alan müdahaleleri için uygun tip seçilmelidir.

92. Uzatma Kablosu

Teknik ve operasyonel kullanım için kolay unutulan ürünlerden biridir.

93. Ölçüm Cihazları

Otelin teknik altyapısına ve bakım organizasyonuna göre gerekli cihazlar belirlenmelidir.

94. Kritik Teknik Yedekler

Örneğin otelin sistemlerine göre:

• ampul,
• pil,
• filtre,
• sigorta,
• adaptör,
• sık arızalanan küçük parçalar

değerlendirilebilir.

Burada ürünün fiyatından çok:

“Bu ürün olmazsa kaç oda veya hangi operasyon etkilenir?”

sorusu önemlidir.

I. IT, OFİS VE OPERASYON — 95–100

Son altı kalem özellikle açılış haftasında:

“Bunu nasıl unuttuk?”

dedirtebilecek ürünlerdir.

95. Network Ekipmanları

İhtiyaca göre:

• switch,
• router,
• access point

gibi aktif ağ ekipmanları açılış öncesinde kurulmalı ve test edilmelidir.

96. Network / Bağlantı Kabloları ve Adaptörler

Ana cihazların yanında bağlantı ekipmanları da kontrol edilmelidir.

97. UPS / Kesintisiz Güç Kaynağı

Kritik IT ve operasyon sistemleri için ihtiyaç değerlendirilmelidir.

98. Etiket Makinesi ve Etiketler

Depo, raf, ekipman ve organizasyon sisteminde son derece kullanışlı olabilir.

99. El Arabası / Taşıma Ekipmanı

Mal kabul, depo ve operasyon içi taşımalarda ihtiyaç duyulabilir.

100. İlk Yardım ve Operasyonel Güvenlik Malzemeleri

Otelin ilgili gereklilikleri ve risk değerlendirmesine göre ihtiyaç duyulan ürünler açılıştan önce tamamlanmalıdır.

100 Kalem Tamamlandı. Peki Otel Açılışa Hazır mı?

Henüz bunu söyleyemeyiz.

Çünkü bu listedeki:

100 ürünün satın alınmış olması

ile:

100 ürünün operasyona hazır olması

aynı şey değildir.

Örneğin network ekipmanı:

satın alınmış olabilir.

Ama kurulmamış olabilir.

POS:

gelmiş olabilir.

Ama çalışıp çalışmadığı test edilmemiş olabilir.

TV:

duvara takılmış olabilir.

Ama kumandası veya bağlantısı eksik olabilir.

Bu nedenle her kalem şu zincirden geçmelidir:

Needed → Approved → Ordered → Received → Checked → Installed → Tested → Ready

Satın Alma Adedini Nasıl Hesaplamalısınız?

100 kalemlik liste yalnızca:

hangi ürünlerin düşünüleceğini

gösterir.

Miktar ayrı hesaplanmalıdır.

Örneğin:

40 odalı bir otelde:

her odada 1 TV

varsa:

40 × 1 = 40 TV

operasyon ihtiyacıdır.

Ama belirli ekipmanlarda ayrıca:

Spare Qty — Yedek Adet

değerlendirilebilir.

Örneğin:

Buradaki yedek rakamları evrensel standart değildir.

Otelin:

• servis imkanına,
• ürünün arıza riskine,
• tedarik süresine,
• kritiklik seviyesine

göre belirlenmelidir.

Her Ürünün Yedeği Alınmalı mı?

Hayır.

Bu da gereksiz yatırım yaratabilir.

Yedek ihtiyacı özellikle şu sorularla değerlendirilmelidir:

Ürün bozulursa operasyon durur mu?

Yerine geçici alternatif var mı?

Yeni ürün ne kadar sürede temin edilir?

Teknik servis ne kadar hızlı?

Ürün sık arızalanıyor mu?

Ürün ucuz mu pahalı mı?

Örneğin:

50 adet pahalı televizyonun üzerine 10 tane yedek almak gereksiz olabilir.

Ama düşük maliyetli ve operasyon açısından kritik bir ekipmandan:

1–2 yedek

tutmak mantıklı olabilir.

Tekstilde Neden “Oda Sayısı Kadar” Alınmaz?

Çünkü tekstil:

• odada,
• laundry'de,
• temiz stokta

aynı anda bulunabilir.

Bu nedenle:

Par Stock

sistemi kullanılmalıdır.

Örneğin:

30 oda × 2 banyo havlusu = 60 havlu

yalnızca teorik olarak bir defalık oda kurulumudur.

Eğer hedef:

3 Par

ise:

30 × 2 × 3 = 180 adet

operasyonel ihtiyaç oluşabilir.

Buna ayrıca ürün ve operasyon modeline göre güvenlik/yedek stoğu değerlendirilebilir.

Bardak, Tabak ve Çatal-Bıçakta Neden Sandalye Sayısı Yetmez?

Restoranınızda:

30 sandalye

olması:

30 bardak almanız gerektiği anlamına gelmez.

Çünkü ürünler:

• kullanımda,
• kirli,
• bulaşıkta,
• yeniden servise hazırlanıyor

olabilir.

Ayrıca:

kırılma

vardır.

Bu nedenle servis ekipmanlarının miktarı:

• kapasite,
• masa devir hızı,
• servis modeli,
• yıkama kapasitesi,
• kırılma oranı

ile birlikte hesaplanmalıdır.

Açılış Stoğunu Unutmayın

100 kalemin büyük bölümü dayanıklı ekipmandır.

Ama otelin açıldığı gün:

tüketilecek ürünler de hazır olmalıdır.

Örneğin:

Guest Supplies

• sabun,
• şampuan,
• duş jeli,
• tuvalet kâğıdı,
• su.

Housekeeping

• temizlik kimyasalları,
• çöp torbaları,
• eldiven,
• bezler.

F&B

• kahve,
• çay,
• şeker,
• peçete,
• gerekli gıda stoğu.

Front Office / Office

• toner,
• kağıt,
• kırtasiye.

Bunların tamamı:

Opening Stock

içinde düşünülmelidir.

Opening Stock ile Normal Stok Aynı Şey midir?

Her zaman değil.

Otel yeni açıldığında:

• gerçek tüketim henüz bilinmez,
• tedarikçi sistemi tam oturmamış olabilir,
• teslimat düzeni test edilmemiş olabilir,
• ilk günlerde beklenmedik tüketimler oluşabilir.

Bu nedenle açılış stoğunda belirli bir:

güvenlik payı

değerlendirilebilir.

Ama diğer uç da yanlıştır.

“Yeni açılıyoruz, her şeyden çok alalım.”

yaklaşımı:

• gereksiz nakit bağlar,
• depo doldurur,
• son kullanma riski yaratır,
• fire oluşturabilir.

Doğru açılış stoğu:

güvenli ama kontrollü

olmalıdır.

100 Kalemi Excel'e Nasıl Aktarmalısınız?

Listeyi yalnızca:

Ürün | Adet

şeklinde tutmayın.

En azından şu yapı daha sağlıklıdır:

Böylece liste:

alışveriş listesinden açılış kontrol sistemine dönüşür.

Özellikle Unutulmaya Eğilimli 20 Küçük Kalem

100 ürünün içinden ayrıca şu gruba dikkat edin:

1. TV kumandası
2. Elbise askısı
3. Oda çöp kovası
4. Banyo çöp kovası
5. Yatak koruyucu
6. Ayak havlusu
7. Karıştırıcı / çay kaşığı
8. Yedek kahve kapsülü
9. Çöp poşeti
10. Housekeeping bezi
11. Linen torbası
12. Toner / kartuş
13. Kırtasiye
14. Servis maşası
15. Küçük mutfak ekipmanları
16. Uzatma kablosu
17. Adaptörler
18. Etiketler
19. Piller
20. Kritik küçük yedek parçalar

Bu ürünlerin ortak özelliği şudur:

Bütçedeki payları küçük olabilir; operasyon üzerindeki etkileri büyük olabilir.

Açılış Günü İçin “Misafir Yolculuğu Testi” Yapın

Listenin eksik olup olmadığını kontrol etmenin en iyi yöntemlerinden biri:

kendinizi ilk misafirin yerine koymaktır.

Misafir otele geliyor.

Aracını bırakıyor.

Resepsiyona giriyor.

Check-in yapıyor.

Odasına çıkıyor.

Kapıyı açıyor.

Valizini bırakıyor.

Duş alıyor.

Kahve yapıyor.

Televizyonu açıyor.

Uyuyor.

Sabah kalkıyor.

Kahvaltıya gidiyor.

Check-out yapıyor.

Bu yolculuğun her aşamasında sorun:

“Misafirin veya personelin burada hangi ürüne ihtiyacı var?”

Bu yöntem, klasik departman listesinde gözden kaçan ürünleri yakalayabilir.

İkinci Test: Housekeeping Bir Odayı Sıfırdan Hazırlayabiliyor mu?

Boş bir odayı housekeeping'e verin.

Şunu söyleyin:

“Bu odayı yeni bir misafir için tamamen hazırlayın.”

Ardından eksikleri gözlemleyin.

Eğer personel sürekli:

• depoya gidiyor,
• bir şey arıyor,
• başka departmandan ekipman istiyor,
• ürünün nerede olduğunu bilmiyor

ise satın alma veya stok sistemi henüz tamamlanmamış olabilir.

Üçüncü Test: İlk Kahvaltıyı Simüle Edin

Gerçek misafir gelmeden önce:

tam bir kahvaltı servisi

simüle edin.

Masaları hazırlayın.

Kahveyi çıkarın.

Çayı hazırlayın.

Servis yapın.

Kirli ekipmanları toplayın.

Bulaşığı çalıştırın.

İkinci servis turuna geçin.

Bu test sırasında:

• bardak sayısının,
• servis ekipmanının,
• tepsilerin,
• küçük mutfak ekipmanlarının,
• bulaşık kapasitesinin

yeterli olup olmadığı çok daha net görülür.

Dördüncü Test: İlk Check-In'i Simüle Edin

Resepsiyonda gerçek bir check-in süreci yapın.

Örneğin:

• rezervasyonu bulun,
• misafir kaydını yapın,
• ödemeyi alın,
• kart/anahtar hazırlayın,
• gerekli belgeyi yazdırın,
• misafiri odaya yönlendirin.

Bu test sırasında:

toner gibi 100 TL'lik bir sarfın bile milyonlarca liralık yatırımın operasyonunu nasıl etkileyebileceğini görebilirsiniz.

Beşinci Test: Bir Şey Bozulduğunda Ne Yapacağız?

Örneğin:

• oda TV'si,
• saç kurutma makinesi,
• kettle,
• kahve makinesi,
• access point,
• POS,
• housekeeping süpürgesi

bozuldu.

Şunu sorun:

Yedeğimiz var mı?

Yoksa:

Servis ne kadar sürede gelir?

O da mümkün değilse:

Geçici alternatifimiz var mı?

Bu test:

Spare Stock

kararlarının verilmesine yardımcı olur.

100 Kalemin Hepsini Aynı Öncelikte Görmeyin

Listeyi ayrıca:

A — Critical

Olmadan açılış veya temel operasyon ciddi şekilde aksar.

B — Important

Olmaması hizmet kalitesini ciddi etkiler.

C — Normal

Kısa süreli alternatif bulunabilir.

D — Post Opening

Açılış sonrasına bırakılabilir.

şeklinde sınıflandırabilirsiniz.

Bu özellikle açılışa son 30 gün kala çok faydalıdır.

Çünkü o aşamada asıl soru:

“Kaç ürün eksik?”

değildir.

Asıl soru:

“Açılışı engelleyebilecek kaç ürün eksik?”

olmalıdır.

Açılış Öncesi Son Kontrol

Açılıştan önce şu sorulara tek tek cevap verin:

• ☐ Odalar eksiksiz mi?
• ☐ Banyolar eksiksiz mi?
• ☐ Tekstil par stock hazır mı?
• ☐ Buklet stoğu hazır mı?
• ☐ Oda ikram stoğu hazır mı?
• ☐ Housekeeping çalışmaya hazır mı?
• ☐ Resepsiyon gerçek check-in yapabiliyor mu?
• ☐ POS çalışıyor mu?
• ☐ Yazıcı ve toner hazır mı?
• ☐ Kahvaltı servisi yapılabiliyor mu?
• ☐ Mutfakta küçük ekipman eksik mi?
• ☐ Teknik ekip hazır mı?
• ☐ Kritik yedekler var mı?
• ☐ IT sistemleri test edildi mi?
• ☐ Depolar düzenlendi mi?
• ☐ Sarfların opening stock'u hazır mı?
• ☐ Kısmi teslimatlar kapatıldı mı?
• ☐ Kurulum bekleyen ürün var mı?
• ☐ Test bekleyen ürün var mı?
• ☐ Critical Outstanding kalem var mı?

Son sorunun hedef cevabı:

Hayır.

Yani:

Critical Purchase Gap = 0

Sonuç

Yeni bir otel açarken satın alma sürecinin en büyük riski:

çok pahalı bir ürünü unutmak

değildir.

Büyük ve pahalı ürünler zaten:

• projelerde,
• bütçelerde,
• sözleşmelerde,
• tekliflerde

görünür durumdadır.

Asıl risk:

kimsenin tek başına önemli görmediği yüzlerce küçük kalemin toplamıdır.

Bir otel:

yatakları geldiği için açılışa hazır değildir.

Mobilyaları kurulduğu için hazır değildir.

Televizyonları takıldığı için hazır değildir.

Mutfak ekipmanları geldiği için hazır değildir.

Otel:

İlk misafirin gelişinden çıkışına kadar ihtiyaç duyacağı bütün operasyon zinciri eksiksiz çalışabildiğinde açılışa hazırdır.

Bu nedenle 100 kalemlik listenin asıl amacı:

100 ürün satın almak

değildir.

Amaç:

düşünülmemiş alan bırakmamaktır.

Ve satın alma sisteminin nihai hedefi:

ZERO CRITICAL GAP

olmalıdır.

Kısaca:

Eksiksiz Açılış = Büyük Ekipmanlar + Küçük Ekipmanlar + Sarflar + Opening Stock + Yedekler + Kurulum + Test + Operasyonel Hazırlık

Otel Yatırım Rehberi — Cilt IV: Satın Alma ve Donanım

Oda donanımından tekstil ve buklet sistemlerine, FF&E ve OS&E bütçelerinden satın alma, tedarikçi, depo ve stok yönetimine; açılış master listesinden ilk stok, mal kabul ve final açılış kontrolüne kadar otel satın alma sisteminin tamamını Otel Yatırım Rehberi — Cilt IV: Satın Alma ve Donanım içerisinde daha ayrıntılı ele alıyorum.