Otellerde Minimum–Maksimum Stok ve Yeniden Sipariş Noktası Nasıl Hesaplanır?

Otel stok yönetiminde en sık yapılan hatalardan biri şudur:

Ürün azalınca sipariş vermek.

İlk bakışta mantıklı görünür.

Depoda kahve azaldıysa kahve alınır.

Şampuan azaldıysa şampuan alınır.

Tuvalet kâğıdı azaldıysa sipariş verilir.

Ancak profesyonel stok yönetiminde soru:

“Ürün azaldı mı?”

değildir.

Asıl sorular şunlardır:

Ne kadar azalınca sipariş vermeliyim?

Sipariş verdiğim ürün kaç günde gelir?

O süre içinde ne kadar tüketirim?

Beklenenden fazla tüketirsem ne olur?

Tedarikçi gecikirse ne olur?

Ne kadar güvenlik stoğu tutmalıyım?

Ne kadar stok fazla stok sayılır?

İşte:

• minimum stok,
• maksimum stok,
• güvenlik stoğu,
• yeniden sipariş noktası,
• par stock

bu soruların cevaplarını verir.

Doğru kurulduğunda sistemin amacı çok basittir:

Ürün hiçbir zaman operasyonu aksatacak kadar az olmamalı; işletmenin parasını gereksiz yere depoda bekletecek kadar da fazla olmamalıdır.

Minimum Stok Nedir?

Minimum stok:

operasyonun güvenli şekilde devam edebilmesi için belirlenen alt stok seviyesidir.

Örneğin bir otelde tuvalet kâğıdı için:

Minimum stok = 20 koli

belirlenmiş olsun.

Mevcut stok:

18 koliye

düştüğünde ürün artık belirlenen alt sınırın altındadır.

Bu noktada satın alma aksiyonu gerekir.

Ancak minimum stok:

“Ben depoda en az 20 koli görmek istiyorum.”

şeklinde tahmin edilmemelidir.

Hesaplanmalıdır.

Minimum Stok Neden Gereklidir?

Çünkü sipariş verdiğiniz ürün aynı anda deponuza girmez.

Arada:

• satın alma talebi,
• onay,
• teklif/sipariş,
• tedarikçinin hazırlığı,
• nakliye,
• mal kabul,
• depo girişi

vardır.

Bu sürenin tamamı:

Lead Time — Tedarik Süresi

içinde değerlendirilir.

Örneğin günlük 10 adet tüketilen bir ürünü tedarik etmek:

5 gün

sürüyorsa, sipariş verdikten sonra ürün gelene kadar yaklaşık:

10 × 5 = 50 adet

daha tüketebilirsiniz.

Elinizde yalnızca 20 adet kaldığında sipariş verirseniz:

ürün gelmeden stok tükenebilir.

Minimum Stok Nasıl Hesaplanır?

Temel yaklaşım:

Minimum Stok = Tedarik Süresindeki Beklenen Tüketim + Güvenlik Stoğu

Örneğin:

Hesap:

25 × 5 = 125

Ardından:

125 + 50 = 175 adet

Dolayısıyla minimum stok:

175 adet

olur.

Bu örnekte stok 175 adede yaklaştığında satın alma süreci başlatılmalıdır.

Güvenlik Stoğu Nedir?

Safety Stock — Güvenlik Stoğu

Normal şartların dışında oluşabilecek risklere karşı tutulan ek stoktur.

Çünkü gerçek hayatta:

ortalama tüketim her gün aynı değildir.

Ve:

tedarikçi her siparişi tam zamanında teslim etmeyebilir.

Örneğin normal tüketim:

20 adet/gün

olabilir.

Ama yüksek doluluk döneminde:

30 adet/gün

olabilir.

Tedarikçi normalde:

3 günde

teslim ediyor olabilir.

Ama bayram döneminde:

6 günde

teslim edebilir.

İşte güvenlik stoğu bu belirsizliklere karşı tampon oluşturur.

Güvenlik Stoğu ile Minimum Stok Aynı Şey Değildir

Bu iki kavram sık karıştırılır.

Örneğin:

Günlük tüketim:

10 koli

Lead time:

3 gün

Güvenlik stoğu:

20 koli

ise:

Lead time tüketimi:

10 × 3 = 30 koli

Minimum stok:

30 + 20 = 50 koli

olur.

Burada:

20 koli güvenlik stoğudur.

50 koli minimum stok seviyesidir.

Güvenlik Stoğu Nasıl Belirlenmeli?

Burada her otel ve her ürün için geçerli tek bir rakam yoktur.

Güvenlik stoğunu belirlerken en az şu faktörlere bakılmalıdır:

1. Tüketim Değişkenliği

Tüketim ne kadar dalgalanıyor?

2. Lead Time

Ürün kaç günde geliyor?

3. Lead Time Değişkenliği

Tedarikçi her zaman aynı sürede mi teslim ediyor?

4. Ürünün Kritiklik Seviyesi

Ürün biterse operasyon ne kadar etkilenir?

5. Alternatif Tedarikçi

Başka yerden hızlı temin edilebilir mi?

6. Sezon

Yoğun sezonda tedarik riski artıyor mu?

7. Depolama Koşulları

Ürünü fazla stoklamak mümkün mü?

8. Raf Ömrü

Ürün bozulabilir mi?

Dolayısıyla:

aynı günlük tüketime sahip iki ürünün güvenlik stoğu aynı olmak zorunda değildir.

Kritik Ürünlerde Neden Daha Fazla Güvenlik Gerekebilir?

Örneğin otelin dekoratif mum stoğu bitti.

Operasyon muhtemelen devam eder.

Ama:

• temel hijyen ürünü,
• kritik temizlik sarfı,
• temel kahvaltı ürünü,
• önemli teknik yedek parça

bittiğinde operasyon ciddi şekilde etkilenebilir.

Bu nedenle stok seviyesini belirlerken yalnızca:

“Ayda kaç tane kullanıyoruz?”

sorusuna bakmak yanlıştır.

Şunu da sorun:

“Bu ürün biterse otelin başına ne gelir?”

Ürünleri Kritiklik Seviyesine Göre Ayırın

Basit bir yapı kullanılabilir:

Örneğin:

A Sınıfı

• kritik teknik yedek parçalar,
• temel hijyen ürünleri,
• bazı güvenlik/teknik sarfları.

B Sınıfı

• housekeeping sarfları,
• temel F&B sarfları,
• oda bukletleri.

C Sınıfı

• bazı dekoratif ürünler,
• promosyon ürünleri,
• ikincil ofis sarfları.

Bu sınıflandırma güvenlik stoğu kararını etkileyebilir.

Yeniden Sipariş Noktası Nedir?

Reorder Point — ROP

Bir ürün için:

“Artık yeni siparişi vermeliyim.”

dediğiniz stok seviyesidir.

Temel yaklaşım:

Reorder Point = Lead Time Boyunca Beklenen Tüketim + Güvenlik Stoğu

Birçok basit minimum–maksimum sisteminde bu değer:

minimum stok seviyesiyle aynı

olarak kullanılabilir.

Örneğin:

Günlük tüketim:

20 adet

Lead time:

4 gün

Güvenlik stoğu:

40 adet

Lead time tüketimi:

20 × 4 = 80

Reorder Point:

80 + 40 = 120 adet

Stok:

120 adede

geldiğinde sipariş verilmelidir.

Yeniden Sipariş Noktasını Görsel Olarak Düşünelim

Başlangıçta depoda yüksek stok vardır.

Her gün tüketim nedeniyle stok azalır.

Belirli bir noktada:

Reorder Point

seviyesine gelir.

Burada sipariş verilir.

Ancak ürün aynı gün gelmez.

Lead time boyunca mevcut stok tüketilmeye devam eder.

Yeni ürün geldiğinde stok tamamen tükenmemiş olmalıdır.

Bu yüzden güvenlik stoğu vardır.

Basit mantık:

Stok azalır → Reorder Point'e ulaşır → Sipariş verilir → Lead time boyunca tüketim devam eder → Yeni stok gelir.

Lead Time Yanlış Hesaplanırsa Ne Olur?

Stok hesaplarının en kritik girdilerinden biri budur.

Örneğin tedarikçi size:

“3 günde teslim ederiz.”

diyor olabilir.

Ancak gerçek veriler:

şeklinde olabilir.

Bu nedenle yalnızca tedarikçinin söylediği süreyi değil:

gerçek teslimat geçmişini

takip etmek daha sağlıklıdır.

Ortalama Lead Time Her Zaman Yeterli Değildir

Diyelim ki son beş teslimat:

3 gün, 3 gün, 4 gün, 3 gün, 9 gün

sürdü.

Ortalama yaklaşık:

4,4 gün

olabilir.

Ama kritik ürün için yalnızca ortalamaya güvenmek riskli olabilir.

Çünkü sistem:

9 günlük gecikmeyi

de yönetebilmelidir.

Bu nedenle özellikle kritik ürünlerde:

• ortalama lead time,
• maksimum gerçekçi lead time,
• teslimat sapmaları

birlikte değerlendirilmelidir.

Maksimum Stok Nedir?

Maksimum stok:

gereksiz stok birikimini sınırlayan üst seviyedir.

Minimum stok sizi:

ürünün bitmesinden

korur.

Maksimum stok ise sizi:

gereğinden fazla satın almaktan

korur.

Çünkü fazla stok:

• nakit bağlar,
• depo alanı tüketir,
• eskime riski yaratır,
• son kullanma tarihi riskini artırır,
• fireyi artırabilir,
• sayım yükünü artırır,
• gereksiz satın alma yaratabilir.

Bu nedenle:

Ucuz diye fazla ürün almak her zaman tasarruf değildir.

Maksimum Stok Nasıl Hesaplanır?

Maksimum stok için her işletmeye ve her ürüne uygulanabilecek tek bir evrensel formül yoktur.

Pratik yaklaşımlardan biri:

Maksimum Stok = Yeniden Sipariş Dönemi Tüketimi + Lead Time Tüketimi + Güvenlik Stoğu

Örneğin:

Haftalık tüketim:

10 koli

Bir sonraki sipariş dönemine kadar ihtiyaç:

10 koli

Lead time boyunca tüketim:

10 koli

Güvenlik stoğu:

5 koli

Yaklaşık maksimum stok:

10 + 10 + 5 = 25 koli

olabilir.

Ama hesap burada bitmez.

Ayrıca:

• raf ömrü,
• depo kapasitesi,
• ürün maliyeti,
• sipariş paket büyüklüğü,
• minimum sipariş miktarı,
• sezon,
• nakit akışı

kontrol edilmelidir.

Minimum–Maksimum Sistem Nasıl Çalışır?

Örneğin:

Minimum stok: 20 koli

Maksimum stok: 60 koli

Mevcut stok: 18 koli

Stok minimumun altına düşmüş.

Sipariş verilecek.

Basit min-max sisteminde sipariş miktarı:

Sipariş Miktarı = Maksimum Stok − Mevcut Stok

Yani:

60 − 18 = 42 koli

sipariş edilir.

Yeni stok geldiğinde sistem yeniden hedef üst seviyeye yaklaşır.

Reorder Point ile Sipariş Miktarı Aynı Şey Değildir

Bu ayrım önemlidir.

Reorder Point

Ne zaman sipariş vereceğim?

sorusunun cevabıdır.

Order Quantity

Ne kadar sipariş vereceğim?

sorusunun cevabıdır.

Örneğin:

Reorder Point:

20 koli

Maksimum:

60 koli

Mevcut:

18 koli

ise:

sipariş tetiklenmiştir.

Sipariş miktarı:

60 − 18 = 42 koli

olabilir.

Yani:

ROP = Ne zaman? Order Quantity = Ne kadar?

Basit Bir Örnek: Tuvalet Kâğıdı

Bir otelde:

Lead time tüketimi:

3 × 4 = 12 koli

Reorder Point / Minimum:

12 + 8 = 20 koli

olarak belirlenebilir.

Başlangıç maksimum seviyesi örneğin:

40–50 koli

aralığında oluşturulabilir.

Ancak bu değer gerçek tüketim verisi geldikçe revize edilmelidir.

İkinci Örnek: Kahve

Bir otelin günlük ortalama kahve tüketimi:

1,5 kg

olsun.

Lead time:

3 gün

Güvenlik stoğu:

4 kg

Lead time tüketimi:

1,5 × 3 = 4,5 kg

Minimum / ROP:

4,5 + 4 = 8,5 kg

olur.

Fakat kahve:

1 kg paketlerle

satılıyorsa gerçek satın alma kararında paket birimi dikkate alınmalıdır.

Yani matematik:

8,5 kg

dese bile operasyonel stok:

paket yapısına göre yuvarlanabilir.

Üçüncü Örnek: Şampuan

Diyelim ki:

Günlük tüketim:

25 adet

Lead time:

5 gün

Güvenlik stoğu:

50 adet

Minimum / ROP:

25 × 5 + 50 = 175 adet

olsun.

Maksimum stok:

400 adet

olarak belirlenmiş olsun.

Mevcut stok:

160 adet

olduğunda sipariş tetiklenir.

Basit min-max sistemine göre:

400 − 160 = 240 adet

sipariş verilebilir.

Ancak gerçek sipariş:

• koli içi adet,
• tedarikçi MOQ'su,
• sezon,
• yaklaşan doluluk,
• mevcut açık siparişler

kontrol edilerek kesinleştirilmelidir.

Dördüncü Örnek: Teknik Yedek Parça

Burada tüketim bazlı formüllerin sınırını görmek önemlidir.

Bir klima kontrol kartı düşünelim.

Ortalama tüketim:

Ayda 0,1 adet

olsun.

Sadece matematiğe bakarsanız:

“Bunu stokta tutmaya gerek yok.”

diyebilirsiniz.

Ama kart bozulduğunda:

• oda kullanılamıyorsa,
• ürün özel siparişse,
• teslim süresi 20 günse

1 adet yedek stokta tutmak ekonomik olabilir.

Çünkü burada asıl soru:

ürünün tüketim hızı değil, stockout'un maliyetidir.

Minimum stok belirlenirken yalnızca ürünün ne kadar tüketildiğine değil, ürünün yokluğunun işletmeye ne kadar zarar vereceğine de bakılmalıdır.

Maksimum Stokta Son Kullanma Tarihi Neden Önemlidir?

Özellikle F&B'de:

fazla stok = güvenlik

değildir.

Örneğin:

• süt,
• yoğurt,
• peynir,
• et,
• taze sebze,
• taze meyve

için fazla stok doğrudan:

fire riski

yaratabilir.

Bu nedenle maksimum stok:

güvenli tüketim kapasitesini

aşmamalıdır.

FIFO ve FEFO Maksimum Stokla Birlikte Çalışmalıdır

Son kullanma tarihi bulunan ürünlerde:

FEFO

First Expired, First Out

uygulanabilir.

Yani:

son kullanma tarihi önce dolacak ürün önce tüketilir.

Ancak gereğinden fazla stok satın alırsanız FEFO bile problemi tamamen çözmez.

Çünkü ürünleri:

son kullanma tarihinden önce tüketemeyebilirsiniz.

Bu nedenle:

Doğru FEFO + Yanlış Maksimum Stok = Yine Fire

olabilir.

Depo Kapasitesi Maksimum Stoğu Sınırlar

Matematik:

Maksimum stok = 100 koli

diyebilir.

Ama deponuz güvenli şekilde:

60 koli

saklayabiliyorsa teorik maksimum uygulanamaz.

Dolayısıyla:

Teorik Maksimum ≠ Fiziksel Maksimum

olabilir.

Bu durumda:

• sipariş sıklığı artırılabilir,
• teslimat partileri küçültülebilir,
• tedarik modeli değiştirilebilir,
• depo kapasitesi yeniden değerlendirilebilir.

Nakit Akışı da Maksimum Stoğu Sınırlar

Örneğin yüksek maliyetli bir ürünün:

1 aylık ihtiyacı:

100.000 TL

olsun.

6 aylık stok alırsanız:

600.000 TL

nakdi depoya bağlamış olabilirsiniz.

Ürün ucuzladı diye veya toplu alım indirimi var diye:

gereksiz stok satın almak

her zaman ekonomik değildir.

İndirimden elde edilen avantaj:

• finansman maliyeti,
• depolama,
• bozulma,
• fire,
• eskime

ile birlikte değerlendirilmelidir.

“Bir Yıllık Alalım, Fiyat Artışından Korunalım” Mantığı Her Zaman Doğru mu?

Hayır.

Bazı ürünlerde mantıklı olabilir.

Bazılarında olmayabilir.

Karar verirken:

Satın alma indirimi

ile

stok taşıma maliyeti ve riskini

karşılaştırmak gerekir.

Örneğin ürün:

• bozulmuyorsa,
• standart değişmeyecekse,
• kullanım kesin ise,
• depolama maliyeti düşükse,
• ciddi fiyat avantajı varsa

toplu alım değerlendirilebilir.

Ama:

• raf ömrü kısaysa,
• tüketim belirsizse,
• konsept değişebilirse,
• ürün standardı değişebilirse,
• depolama alanı yetersizse

fazla stok ciddi maliyet yaratabilir.

Sezonluk Otellerde Minimum–Maksimum Stok Sabit Kalmalı mı?

Genellikle hayır.

Örneğin bir Alaçatı otelinde:

Mayıs tüketimi ile

Ağustos tüketimi

aynı olmayabilir.

Dolayısıyla bütün yıl:

aynı günlük tüketim ortalamasını

kullanmak yanıltıcı olabilir.

Sezonluk işletmelerde stok seviyeleri:

• düşük sezon,
• omuz sezon,
• yüksek sezon,
• özel etkinlik/tatil dönemleri

için ayrı değerlendirilebilir.

Doluluk Oranını Hesaba Katın

Özellikle misafir tüketimine bağlı ürünlerde:

tüketim ile doluluk arasında ilişki

vardır.

Örneğin:

30 odalı bir otelde:

%30 dolulukta kullanılan şampuan miktarı ile

%95 dolulukta kullanılan miktar

aynı değildir.

Bu nedenle yalnızca:

aylık toplam tüketim

değil,

Consumption per Occupied Room

takip edilebilir.

Formül:

Oda Başına Tüketim = Toplam Ürün Tüketimi / Satılan Oda Gecesi

Örneğin:

1.200 adet su

600 occupied room

ise:

1.200 / 600 = 2 adet / occupied room

tüketim vardır.

Bu oran gelecekteki doluluk tahminiyle birlikte stok planlamasında kullanılabilir.

Gelecek Doluluğa Göre Stok Tahmini Yapılabilir

Örneğin gelecek 10 gün için:

400 occupied room

bekliyorsunuz.

Oda başına ortalama su tüketimi:

2 adet

ise:

beklenen tüketim:

400 × 2 = 800 adet

olur.

Buna:

• mevcut stok,
• açık sipariş,
• güvenlik stoğu

eklenerek satın alma ihtiyacı hesaplanabilir.

Bu yaklaşım özellikle:

• su,
• buklet,
• kahve kapsülü,
• çay,
• oda ikramları

gibi ürünlerde faydalıdır.

Forecast Kullanmak Stok Yönetimini Güçlendirir

Geçmiş tüketim size:

ne olduğunu

söyler.

Forecast ise:

ne olacağını

tahmin etmenize yardımcı olur.

Örneğin geçen hafta:

%50 doluluk

vardı.

Gelecek hafta:

%95

bekleniyor.

Sadece geçen haftanın tüketimine göre sipariş verirseniz:

stok yetersiz kalabilir.

Bu nedenle iyi stok sistemi:

Geçmiş Tüketim + Gelecek Operasyon Tahmini

birlikte kullanır.

Açık Siparişleri Unutmayın

Stok sisteminde yalnızca:

eldeki fiziksel stok

değil,

yoldaki sipariş

de görülmelidir.

Örneğin:

Fiziksel stok:

200 adet

Açık sipariş:

500 adet

Yeni satın alma talebi:

400 adet

Sadece fiziksel stoğa bakarsanız:

“Stok düşük.”

deyip tekrar sipariş verebilirsiniz.

Sonuç:

1.100 adet

stoğa ulaşabilirsiniz.

Bu nedenle stok kararında:

• mevcut stok,
• açık sipariş,
• rezerv edilmiş/ayrılmış stok,
• beklenen tüketim

birlikte değerlendirilmelidir.

Minimum–Maksimum Değerleri Ne Sıklıkla Güncellenmeli?

Bir kez hesaplayıp yıllarca kullanmak doğru değildir.

Çünkü zaman içinde:

• tüketim değişir,
• oda sayısı değişebilir,
• doluluk değişir,
• tedarikçi değişir,
• lead time değişir,
• ürün değişir,
• paket büyüklüğü değişir,
• fiyat değişir,
• konsept değişir.

Bu nedenle minimum–maksimum seviyeleri:

yaşayan operasyon verileri

olarak görülmelidir.

Özellikle:

• sezon başlangıcında,
• yüksek sezon öncesinde,
• tedarikçi değiştiğinde,
• tüketim belirgin değiştiğinde,
• stockout yaşandığında,
• sürekli overstock oluştuğunda

yeniden değerlendirilmelidir.

Stockout Yaşanıyorsa Ne Anlama Gelir?

Bir ürün sürekli bitiyorsa hemen:

“Daha fazla stok tutalım.”

demek doğru değildir.

Önce nedenini bulun.

Problem:

• minimum seviyenin düşük olması,
• güvenlik stoğunun yetersiz olması,
• lead time'ın yanlış hesaplanması,
• tedarikçinin gecikmesi,
• tüketimin artması,
• stok çıkışlarının yanlış kaydedilmesi,
• sayım hatası,
• satın alma onayının gecikmesi

olabilir.

Yani:

Stockout bir stok seviyesi problemi olabileceği gibi süreç problemi de olabilir.

Sürekli Overstock Varsa Ne Anlama Gelir?

Depoda sürekli fazla stok oluşuyorsa:

• maksimum fazla yüksek olabilir,
• tüketim tahmini yanlış olabilir,
• satın alma miktarı fazla olabilir,
• MOQ yanlış yönetiliyor olabilir,
• departman talebi gerçek tüketimi yansıtmıyor olabilir,
• aynı ürün tekrar sipariş ediliyor olabilir.

Bu durumda çözüm:

“Daha büyük depo yapalım.”

değil,

önce:

neden fazla stok oluştuğunu bulmaktır.

Par Stock ile Minimum–Maksimum Stok Arasındaki Fark

Bu kavramları ayırmak önemlidir.

Par Stock

Operasyonun hedef standart stok seviyesidir.

Minimum Stock

Alt güvenlik/aksiyon seviyesidir.

Maximum Stock

Üst kontrol seviyesidir.

Reorder Point

Yeni satın alma siparişinin tetiklendiği seviyedir.

Safety Stock

Beklenmeyen talep veya gecikmelere karşı tutulan tampon stoktur.

Örneğin:

Mevcut stok:

55

ise ürün hem par seviyesinin hem minimum seviyenin altındadır.

Dolayısıyla öncelikli ikmal gerekir.

Par Stock hedeftir; maksimum stok kontrol sınırıdır.

İkmal Miktarı Nasıl Hesaplanır?

Özellikle departman içi par stock sisteminde:

İkmal Miktarı = Par Stock − Mevcut Stok

Örneğin:

Par:

100

Mevcut:

65

İkmal:

100 − 65 = 35 adet

Bu hesap özellikle:

• housekeeping,
• floor pantry,
• F&B,
• minibar

gibi günlük operasyon alanlarında kullanılabilir.

Satın Alma Miktarı ile İkmal Miktarını Karıştırmayın

Ana depodan housekeeping deposuna:

35 adet

transfer etmek ile

tedarikçiden:

200 adet

ürün satın almak farklı işlemlerdir.

Birincisi:

internal replenishment

ikincisi:

procurement replenishment

olarak düşünülebilir.

İyi stok sistemi bu iki hareketi birbirinden ayırır.

Minimum–Maksimum Stok Çalışma Tablosu

Her ürün için aşağıdaki gibi bir master tablo oluşturulabilir:

Bu tablo doğru tutulduğunda satın alma departmanının:

“Ne alalım?”

sorusunun önemli bir bölümü veriden cevaplanmaya başlar.

Basit Bir Otel Stok Dashboard'u

Yönetim seviyesinde ise her SKU'yu tek tek incelemek yerine KPI'lar takip edilebilir.

Stockout Sayısı

Kaç ürün tamamen tükendi?

Minimum Altına Düşme Sayısı

Kaç ürün güvenli seviyenin altına indi?

Overstock

Kaç üründe maksimum seviye aşıldı?

Ortalama Stok Değeri

Depoda ortalama ne kadar sermaye bağlı?

Inventory Turnover

Stok ne kadar hızlı dönüyor?

Fire

Ne kadar ürün kaybediliyor?

SKT Kaybı

Son kullanma tarihi nedeniyle ne kadar zarar oluşuyor?

Emergency Purchase

Kaç kez acil satın alma yapıldı?

Average Lead Time

Tedarikçiler gerçekte ne kadar sürede teslim ediyor?

Stock Accuracy

Sistem stoğu ile fiziksel stok ne kadar uyumlu?

Stok Devir Hızı Neden Önemlidir?

Formül:

Stok Devir Hızı = Dönem İçindeki Stok Kullanım Maliyeti / Ortalama Stok Değeri

Örneğin:

Yıllık kullanım maliyeti:

6.000.000 TL

Ortalama stok:

1.000.000 TL

ise:

6.000.000 / 1.000.000 = 6

stok devir hızı oluşur.

Teorik olarak stok yılda yaklaşık:

6 kez

dönmektedir.

Ortalama Stok Değeri Nasıl Hesaplanır?

Basit yaklaşım:

Ortalama Stok Değeri = (Dönem Başı Stok + Dönem Sonu Stok) / 2

Örneğin:

Dönem başı:

800.000 TL

Dönem sonu:

1.200.000 TL

Ortalama:

(800.000 + 1.200.000) / 2 = 1.000.000 TL

olur.

Stokta Ortalama Bekleme Süresi

Stok devir hızından hareketle yaklaşık:

Stokta Ortalama Bekleme Süresi = 365 / Stok Devir Hızı

hesaplanabilir.

Örneğin devir hızı:

6

ise:

365 / 6 ≈ 61 gün

olur.

Ancak bu değer bütün ürünlerde aynı şekilde yorumlanmamalıdır.

Taze gıda ile kritik teknik yedek parçanın:

ideal devir hızı aynı değildir.

“En Düşük Stok” Her Zaman En İyi Stok Değildir

Stok optimizasyonunun amacı:

mümkün olduğunca az stok tutmak

değildir.

Çok düşük stok:

• stockout,
• acil satın alma,
• yüksek fiyat,
• operasyon kesintisi,
• misafir memnuniyetsizliği

yaratabilir.

Çok yüksek stok ise:

• sermaye bağlar,
• depolama maliyeti yaratır,
• fireyi artırır,
• eskime yaratır.

Dolayısıyla hedef:

Optimum Stok

olmalıdır.

Optimum Stok = Operasyonel Güvenlik + Kontrollü Sermaye Kullanımı

Minimum–Maksimum Stok Sisteminde Yapılan 12 Hata

1. Minimum stoğu tahminle belirlemek

Tüketim ve lead time kullanılmaz.

2. Güvenlik stoğunu minimum stok sanmak

İki kavram karıştırılır.

3. Tedarikçinin söylediği lead time'ı gerçek kabul etmek

Gerçek teslimat verisi izlenmez.

4. Her ürüne aynı güvenlik stoğunu uygulamak

Ürün kritiklikleri farklıdır.

5. Bütün yıl aynı tüketimi kullanmak

Sezon etkisi görülmez.

6. Doluluk tahminini kullanmamak

Gelecek tüketim öngörülemez.

7. Açık siparişleri hesaba katmamak

Çifte sipariş oluşabilir.

8. Maksimum stoğu gereğinden yüksek belirlemek

Sermaye depoda bağlanır.

9. Son kullanma tarihini dikkate almamak

Fire artar.

10. Depo kapasitesini dikkate almamak

Teorik stok fiziksel olarak saklanamaz.

11. Teknik kritik parçaları yalnızca tüketim hızına göre değerlendirmek

Düşük tüketimli fakat hayati ürünler stok dışı kalabilir.

12. Minimum–maksimum seviyelerini hiç güncellememek

Sistem zaman içinde gerçek operasyondan kopar.

10 Karar Kapısıyla Stok Seviyesini Belirlemek

Karar Kapısı 1 — Tüketim

Gerçek tüketim hızını biliyor muyuz?

Karar Kapısı 2 — Lead Time

Ürünün gerçek tedarik süresini biliyor muyuz?

Karar Kapısı 3 — Değişkenlik

Tüketim ve teslimat süreleri ne kadar değişiyor?

Karar Kapısı 4 — Kritiklik

Ürün biterse operasyon ne kadar etkilenir?

Karar Kapısı 5 — Safety Stock

Belirsizlik için yeterli tampon var mı?

Karar Kapısı 6 — Reorder Point

Siparişin hangi seviyede tetikleneceği belli mi?

Karar Kapısı 7 — Maximum

Fazla stoğu engelleyen üst sınır var mı?

Karar Kapısı 8 — Raf Ömrü

Ürün maksimum stok seviyesine çıkarsa zamanında tüketilebilir mi?

Karar Kapısı 9 — Finans

Bu stokta ne kadar işletme sermayesi bağlanıyor?

Karar Kapısı 10 — Forecast

Gelecek doluluk ve operasyon hacmi hesaplamaya dahil mi?

Bu on soruya cevap verildiğinde stok seviyesi:

tahmin olmaktan çıkar, yönetim kararına dönüşür.

Minimum–Maksimum Stok Checklist'i

• ☐ Her ürünün SKU'su tanımlı.
• ☐ Ölçü birimi belli.
• ☐ Ortalama günlük tüketim hesaplandı.
• ☐ Ortalama aylık tüketim hesaplandı.
• ☐ Gerçek lead time ölçüldü.
• ☐ Lead time değişkenliği incelendi.
• ☐ Ürün kritiklik sınıfı belirlendi.
• ☐ Güvenlik stoğu belirlendi.
• ☐ Minimum stok hesaplandı.
• ☐ Maksimum stok belirlendi.
• ☐ Reorder point tanımlandı.
• ☐ Sipariş miktarı yöntemi tanımlandı.
• ☐ Par stock gerekiyorsa tanımlandı.
• ☐ Açık siparişler sistemde görülüyor.
• ☐ Paket/koli büyüklüğü dikkate alınıyor.
• ☐ MOQ kontrol ediliyor.
• ☐ Son kullanma tarihi dikkate alınıyor.
• ☐ FIFO/FEFO uygulanıyor.
• ☐ Depo kapasitesi kontrol ediliyor.
• ☐ Stok maliyeti izleniyor.
• ☐ Doluluk tahmini kullanılıyor.
• ☐ Sezon değişimleri dikkate alınıyor.
• ☐ Stockout raporlanıyor.
• ☐ Overstock raporlanıyor.
• ☐ Acil satın almalar raporlanıyor.
• ☐ Minimum–maksimum değerleri periyodik olarak güncelleniyor.

Sistemin Tam Formülü

Otel stok yönetimini basit bir zincire indirgersek:

Gerçek Tüketimi Ölç → Lead Time'ı Ölç → Ürünün Kritikliğini Belirle → Güvenlik Stoğunu Belirle → Minimum Stoğu Hesapla → Reorder Point'i Belirle → Maksimum Stoğu Belirle → Sipariş Miktarını Hesapla → Açık Siparişleri Kontrol Et → Doluluk Forecast'ini Kontrol Et → Raf Ömrü ve Depo Kapasitesini Kontrol Et → Sipariş Ver → Gerçek Tüketimi Tekrar Ölç → Minimum–Maksimum Seviyelerini Güncelle

Stok sistemi böylece statik bir Excel tablosu olmaktan çıkar.

Yaşayan bir operasyon sistemine dönüşür.

Sonuç

Otel stok yönetiminde doğru soru:

“Depoda yeterince ürün var mı?”

değildir.

Doğru soru:

“Operasyonu güvenli şekilde sürdürecek kadar ürün var mı ve gereğinden fazla sermayeyi depoda bağlıyor muyum?”

olmalıdır.

Minimum stok:

alt güvenlik sınırınızı

belirler.

Maksimum stok:

gereksiz stok birikimini

sınırlar.

Güvenlik stoğu:

belirsizliklere karşı tampon

oluşturur.

Reorder Point:

ne zaman sipariş vermeniz gerektiğini

söyler.

Sipariş miktarı ise:

ne kadar almanız gerektiğini

belirler.

Ama bunların hiçbiri değişmez rakamlar değildir.

Tüketim değişir.

Doluluk değişir.

Sezon değişir.

Tedarikçi değişir.

Lead time değişir.

Fiyat değişir.

Bu nedenle iyi stok yönetiminin temel prensibi şudur:

En iyi stok sistemi en fazla ürünü depolayan sistem değildir; operasyonu aksatmadan en az gerekli stoğu yöneten sistemdir.

Kısaca:

Doğru Stok = Tüketim + Lead Time + Güvenlik Stoğu + Operasyonel Kritiklik + Forecast + Maliyet Kontrolü

Otel Yatırım Rehberi — Cilt IV: Satın Alma ve Donanım

Minimum–maksimum stok sisteminden par stock yönetimine, yeniden sipariş seviyelerinden kritik stok kontrolüne; FIFO/FEFO, sayım, stok mutabakatı, stok devir hızı ve depo maliyet yönetimine kadar otel stok sisteminin tamamını Otel Yatırım Rehberi — Cilt IV: Satın Alma ve Donanım içerisinde daha ayrıntılı ele alıyorum.